Gửi hàng DHL Express đi nước ngoài cần chuẩn bị gì?

Khi có nhu cầu gửi tài liệu, hồ sơ, hàng mẫu, quà tặng hoặc hàng hóa đi nước ngoài, nhiều khách hàng thường băn khoăn: gửi hàng DHL Express đi nước ngoài cần chuẩn bị gì? Đây là câu hỏi rất quan trọng, bởi vận chuyển quốc tế không chỉ đơn giản là đóng hàng và gửi đi. Mỗi quốc gia có quy định nhập khẩu riêng, mỗi loại hàng có điều kiện vận chuyển khác nhau và mỗi lô hàng cần có thông tin khai báo chính xác để tránh chậm trễ, giữ hàng hoặc phát sinh chi phí.

DHL Express là một trong những dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế được nhiều cá nhân, shop online và doanh nghiệp lựa chọn khi cần gửi hàng đi Mỹ, Úc, Canada, châu Âu, Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore và nhiều quốc gia khác. Tuy nhiên, để quá trình gửi hàng diễn ra thuận lợi, người gửi cần chuẩn bị đầy đủ từ thông tin hàng hóa, giấy tờ, đóng gói, địa chỉ người nhận đến các lưu ý về hải quan.

Nếu bạn đang có nhu cầu gửi hàng quốc tế nhanh chóng, có thể tham khảo dịch vụ DHL Express để được tư vấn chi tiết về tuyến gửi, bảng giá, thời gian vận chuyển và điều kiện nhận hàng.

1. Chuẩn bị thông tin người gửi và người nhận

Điều đầu tiên cần chuẩn bị khi gửi hàng DHL Express đi nước ngoài là thông tin người gửi và người nhận. Đây là dữ liệu bắt buộc để tạo vận đơn, khai báo lô hàng và phục vụ quá trình giao nhận.

Thông tin người gửi

Người gửi cần chuẩn bị:

• Họ và tên hoặc tên công ty.

• Số điện thoại liên hệ.

• Địa chỉ lấy hàng hoặc địa chỉ gửi hàng.

• Email nếu có.

• Thông tin xuất hóa đơn nếu cần.

• Mã số thuế nếu gửi hàng theo doanh nghiệp.

Thông tin người gửi cần chính xác để đơn vị vận chuyển có thể liên hệ khi cần bổ sung chứng từ, xác minh hàng hóa hoặc xử lý các tình huống phát sinh.

Thông tin người nhận

Thông tin người nhận càng chi tiết thì quá trình giao hàng càng thuận lợi. Người gửi nên chuẩn bị:

• Họ và tên người nhận.

• Số điện thoại người nhận tại nước ngoài.

• Email người nhận nếu có.

• Địa chỉ nhận hàng đầy đủ.

• Thành phố, bang/tỉnh, quốc gia.

• Mã bưu chính/postal code/zip code.

• Tên công ty nếu gửi đến doanh nghiệp.

Mã bưu chính là thông tin rất quan trọng khi gửi hàng quốc tế. Nếu thiếu hoặc sai mã bưu chính, lô hàng có thể bị chậm giao, chuyển sai khu vực hoặc cần xác minh lại địa chỉ.

2. Chuẩn bị thông tin chi tiết về hàng hóa

Khi gửi hàng DHL Express, người gửi cần mô tả hàng hóa rõ ràng, chính xác và trung thực. Không nên ghi chung chung như “đồ cá nhân”, “quà tặng”, “hàng mẫu” mà không mô tả cụ thể bên trong là gì.

Ví dụ, thay vì ghi “hàng cá nhân”, nên ghi rõ là “áo thun cotton”, “sách học tiếng Anh”, “giày vải”, “phụ kiện nhựa”, “catalogue sản phẩm” hoặc “hồ sơ du học”.

Các thông tin cần chuẩn bị gồm:

• Tên hàng hóa cụ thể.

• Số lượng từng loại hàng.

• Chất liệu hoặc thành phần nếu cần.

• Mục đích gửi: quà tặng, hàng mẫu, hàng thương mại, hồ sơ cá nhân.

• Giá trị khai báo của hàng hóa.

• Hàng mới hay hàng đã qua sử dụng.

• Hàng có thương hiệu hay không.

• Hàng có pin, chất lỏng, bột, thực phẩm, mỹ phẩm, thuốc hoặc linh kiện điện tử không.

Việc khai báo đúng giúp lô hàng được kiểm tra nhanh hơn, hạn chế rủi ro bị giữ lại tại hải quan hoặc yêu cầu bổ sung giấy tờ.

3. Kiểm tra hàng có được phép gửi hay không

Không phải mặt hàng nào cũng có thể gửi đi nước ngoài qua DHL Express. Một số hàng hóa có thể bị cấm vận chuyển, một số hàng bị hạn chế, một số hàng cần giấy phép hoặc chứng từ bổ sung tùy theo quốc gia nhận.

Một số nhóm hàng cần kiểm tra kỹ

Người gửi nên kiểm tra trước nếu hàng thuộc các nhóm sau:

• Mỹ phẩm, kem, serum, nước hoa.

• Thực phẩm khô, bánh kẹo, trà, cà phê.

• Thuốc, thực phẩm chức năng, dược phẩm.

• Chất lỏng, gel, bột, hóa chất.

• Hàng điện tử có pin hoặc pin rời.

• Laptop, điện thoại, tai nghe, thiết bị thông minh.

• Hàng dễ vỡ như thủy tinh, gốm sứ.

• Hàng có thương hiệu nổi tiếng.

• Hàng giá trị cao.

• Sản phẩm từ gỗ, da, động thực vật.

• Hàng mẫu dùng cho kiểm nghiệm hoặc sản xuất.

Với các nhóm hàng này, khách hàng nên liên hệ tư vấn trước khi gửi để kiểm tra điều kiện vận chuyển. Việc tự đóng hàng và gửi khi chưa kiểm tra có thể khiến lô hàng bị từ chối, chậm thông quan hoặc phát sinh chi phí hoàn hàng.

4. Chuẩn bị giấy tờ khi gửi hàng DHL Express

Giấy tờ cần chuẩn bị sẽ phụ thuộc vào việc bạn gửi tài liệu hay hàng hóa.

Gửi tài liệu, hồ sơ, chứng từ

Với tài liệu thông thường, thủ tục thường đơn giản hơn. Người gửi cần chuẩn bị:

• Tài liệu cần gửi.

• Thông tin người nhận đầy đủ.

• Thông tin người gửi.

• Phong bì hoặc bao bì bảo vệ tài liệu.

• Nội dung mô tả tài liệu nếu được yêu cầu.

Các loại tài liệu thường gửi gồm hồ sơ du học, hồ sơ visa, giấy tờ định cư, hợp đồng, chứng từ công ty, chứng chỉ, bằng cấp, giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, hồ sơ pháp lý hoặc tài liệu kinh doanh.

Gửi hàng hóa thông thường

Với hàng hóa, người gửi có thể cần chuẩn bị thêm:

• Danh sách hàng hóa.

• Giá trị khai báo.

• Hóa đơn thương mại nếu là hàng thương mại.

• Packing list nếu lô hàng có nhiều mặt hàng.

• Chứng từ nguồn gốc nếu cần.

• Giấy phép, kiểm định hoặc chứng nhận đối với hàng đặc biệt.

Với hàng thương mại, thông tin trên chứng từ cần khớp với thực tế hàng hóa. Tên hàng, số lượng, giá trị, người gửi, người nhận và mục đích gửi cần được khai báo rõ ràng.

5. Chuẩn bị cân nặng và kích thước kiện hàng

Để báo giá DHL Express chính xác, khách hàng cần cung cấp cả trọng lượng thực tế và kích thước sau khi đóng gói. Đây là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến cước phí vận chuyển.

Thông tin cần chuẩn bị gồm:

• Trọng lượng thực tế của kiện hàng.

• Chiều dài, chiều rộng, chiều cao của thùng hàng.

• Số kiện gửi.

• Loại bao bì sử dụng.

• Hàng có cồng kềnh hay không.

Cước gửi hàng quốc tế thường được tính theo trọng lượng tính cước. Trọng lượng tính cước là mức cao hơn giữa trọng lượng thực tế và trọng lượng quy đổi theo thể tích.

Công thức tham khảo:

Trọng lượng quy đổi = Dài x Rộng x Cao / 5000

Trong đó, dài, rộng, cao được tính bằng centimet.

Ví dụ, kiện hàng kích thước 50cm x 40cm x 30cm có trọng lượng quy đổi:

50 x 40 x 30 / 5000 = 12kg

Nếu cân thực tế của kiện hàng là 8kg nhưng trọng lượng quy đổi là 12kg, cước vận chuyển có thể được tính theo 12kg. Vì vậy, người gửi nên đóng gói gọn gàng, tránh dùng thùng quá lớn so với hàng hóa bên trong.

6. Chuẩn bị bao bì và đóng gói đúng cách

Đóng gói là một trong những bước quan trọng nhất khi gửi hàng DHL Express đi nước ngoài. Hàng hóa sẽ trải qua nhiều khâu khai thác, trung chuyển, soi chiếu, vận chuyển hàng không và giao nhận tại nước đến. Nếu đóng gói không đúng cách, hàng có thể bị móp méo, hư hỏng hoặc bị từ chối vận chuyển.

Đối với tài liệu

Tài liệu nên được cho vào phong bì chắc chắn, có lớp chống ẩm nếu cần. Với giấy tờ quan trọng, nên bọc thêm túi nylon hoặc lớp bảo vệ bên trong để tránh rách, ướt hoặc nhàu nát.

Đối với hàng dễ vỡ

Hàng dễ vỡ cần được bọc chống sốc bằng xốp, giấy chèn, túi khí hoặc vật liệu bảo vệ phù hợp. Thùng bên ngoài nên chắc chắn, vừa kích thước và có cảnh báo hàng dễ vỡ nếu cần.

Đối với quần áo, đồ dùng cá nhân

Nên gấp gọn, bọc túi chống ẩm và đóng vào thùng vừa kích thước. Không nên dùng thùng quá lớn vì có thể làm tăng trọng lượng quy đổi.

Đối với hàng điện tử

Hàng điện tử cần được chống sốc kỹ, cố định bên trong thùng và kiểm tra điều kiện liên quan đến pin nếu sản phẩm có pin đi kèm. Một số loại pin có thể bị hạn chế hoặc cần khai báo đặc biệt.

7. Chuẩn bị giá trị khai báo hàng hóa

Giá trị khai báo là thông tin cần thiết khi gửi hàng hóa quốc tế. Giá trị này có thể ảnh hưởng đến quá trình thông quan, thuế nhập khẩu, phí xử lý tại nước đến hoặc yêu cầu chứng từ bổ sung.

Người gửi không nên khai giá trị quá thấp so với thực tế, đặc biệt với hàng thương mại hoặc hàng có hóa đơn. Việc khai báo không chính xác có thể khiến hải quan nước đến nghi ngờ, kiểm tra thêm hoặc yêu cầu người nhận bổ sung chứng từ.

Với hàng mẫu, quà tặng hoặc hàng cá nhân, khách hàng vẫn cần khai báo giá trị hợp lý theo thực tế. Nếu chưa rõ nên khai thế nào, hãy liên hệ bộ phận tư vấn trước khi gửi.

8. Chuẩn bị thông tin về thuế và hải quan

Khi gửi hàng DHL Express đi nước ngoài, khách hàng cần hiểu rằng cước vận chuyển không phải lúc nào cũng bao gồm toàn bộ thuế, phí nhập khẩu hoặc chi phí phát sinh tại nước nhận. Tùy theo quy định từng quốc gia, người nhận có thể phải thanh toán thuế nhập khẩu, VAT, phí xử lý hoặc các khoản phí liên quan đến hải quan.

Các yếu tố có thể ảnh hưởng đến thuế và hải quan gồm:

• Loại hàng hóa.

• Giá trị khai báo.

• Mục đích gửi hàng.

• Quốc gia nhập khẩu.

• Quy định miễn thuế của từng nước.

• Hồ sơ chứng từ đi kèm.

• Hàng gửi cho cá nhân hay doanh nghiệp.

Để tránh hiểu nhầm, người gửi nên trao đổi trước với người nhận về khả năng phát sinh thuế tại nước đến. Với hàng thương mại, doanh nghiệp nên chuẩn bị chứng từ đầy đủ để quá trình thông quan thuận lợi hơn.

9. Quy trình gửi hàng DHL Express đi nước ngoài

Quy trình gửi hàng thường gồm các bước sau:

Bước 1: Liên hệ tư vấn qua hotline, email hoặc văn phòng gần nhất.
Bước 2: Cung cấp thông tin hàng hóa, quốc gia nhận, trọng lượng và kích thước.
Bước 3: Kiểm tra hàng có được phép gửi không.
Bước 4: Nhận báo giá cước DHL Express và thời gian dự kiến.
Bước 5: Chuẩn bị giấy tờ, đóng gói hàng hóa theo hướng dẫn.
Bước 6: Tạo vận đơn và bàn giao hàng.
Bước 7: Theo dõi hành trình vận đơn.
Bước 8: Hỗ trợ xử lý nếu có yêu cầu bổ sung thông tin từ nước đến.

Quy trình càng rõ ràng thì việc gửi hàng càng nhanh, hạn chế sai sót và tránh phát sinh không cần thiết.

10. Những lỗi thường gặp khi gửi hàng DHL Express

Nhiều lô hàng bị chậm hoặc gặp vấn đề không phải do vận chuyển, mà do khâu chuẩn bị ban đầu chưa đầy đủ. Một số lỗi phổ biến gồm:

• Ghi sai hoặc thiếu số điện thoại người nhận.

• Không có mã bưu chính.

• Địa chỉ nước ngoài ghi thiếu số nhà, tên đường, bang hoặc thành phố.

• Khai tên hàng quá chung chung.

• Không kiểm tra hàng hạn chế trước khi gửi.

• Đóng gói quá cồng kềnh làm tăng cước.

• Không chuẩn bị hóa đơn thương mại cho hàng hóa.

• Khai giá trị hàng không phù hợp.

• Gửi hàng có pin, chất lỏng, thực phẩm, mỹ phẩm nhưng chưa kiểm tra điều kiện.

• Không trao đổi trước với người nhận về thuế nhập khẩu nếu có.

Chỉ cần chuẩn bị kỹ các thông tin này, quá trình gửi hàng DHL Express đi nước ngoài sẽ thuận lợi hơn rất nhiều.

11. Khi nào nên liên hệ tư vấn trước khi gửi?

Bạn nên liên hệ tư vấn trước nếu rơi vào một trong các trường hợp sau:

• Gửi hàng lần đầu đi nước ngoài.

• Gửi hàng đi Mỹ, Úc, Canada, châu Âu hoặc các nước có quy định nhập khẩu chặt.

• Hàng có pin, chất lỏng, mỹ phẩm, thực phẩm, thuốc hoặc hàng điện tử.

• Hàng có giá trị cao.

• Hàng thương mại cần hóa đơn, chứng từ.

• Hàng gửi cho công ty hoặc đối tác nước ngoài.

• Hàng cần giao gấp.

• Không chắc cách tính cước hoặc cách đóng gói.

Tư vấn trước giúp khách hàng biết rõ hàng có gửi được không, cần chuẩn bị giấy tờ gì, cước phí dự kiến bao nhiêu và thời gian vận chuyển khoảng bao lâu.

12. Thông tin liên hệ DHL-VNPT Express Ltd

Khách hàng cần tư vấn gửi hàng DHL Express đi nước ngoài cần chuẩn bị gì, báo giá cước, kiểm tra hàng hóa, đóng gói hoặc hỗ trợ gửi hàng quốc tế có thể liên hệ:

Tên doanh nghiệp: DHL-VNPT Express Ltd
Mã số thuế: 0304680974
Hotline: 1800-1530
Email CSKH: CSKH@Chuyenphat-DHL.com
Website: https://www.chuyenphat-dhl.com/

Văn phòng Hà Nội

Địa chỉ: Kiot 79 Chợ Thương Mại Trung Văn, Nam Từ Liêm, Hà Nội
Số điện thoại: 082.974.9777 - 094.319.9918 - 082.974.6777

Văn phòng TP. Hồ Chí Minh

Địa chỉ: 110/47/14 Đường số 30, Phường 6, Gò Vấp, TP HCM
Số điện thoại: 082.974.8777 - 094.319.9918 - 082.974.1777

Văn phòng Đà Nẵng

Địa chỉ: Số 41, Đường 3/2, Hải Châu, Đà Nẵng
Số điện thoại: 082.974.1777 - 082.974.2777 - 082.974.8777

13. Câu hỏi thường gặp

Gửi hàng DHL Express đi nước ngoài cần chuẩn bị gì?

Người gửi cần chuẩn bị thông tin người gửi, người nhận, mô tả hàng hóa, trọng lượng, kích thước, giá trị khai báo, giấy tờ nếu có và kiểm tra hàng có thuộc nhóm cấm hoặc hạn chế không.

Gửi tài liệu DHL có cần hóa đơn thương mại không?

Thông thường tài liệu, hồ sơ, chứng từ không cần hóa đơn thương mại như hàng hóa. Tuy nhiên, người gửi vẫn cần cung cấp thông tin người nhận đầy đủ và mô tả nội dung tài liệu khi cần.

Gửi hàng hóa DHL có cần invoice không?

Với hàng hóa, đặc biệt là hàng thương mại, hàng mẫu hoặc hàng gửi cho công ty, invoice hoặc chứng từ mô tả hàng hóa có thể cần thiết để phục vụ khai báo và thông quan.

DHL Express có nhận hàng tận nơi không?

Tùy khu vực và điều kiện cụ thể, khách hàng có thể liên hệ hotline hoặc văn phòng gần nhất để được tư vấn hình thức gửi hàng phù hợp, bao gồm hỗ trợ nhận hàng nếu có.

Gửi hàng DHL bao lâu nhận được?

Thời gian vận chuyển phụ thuộc vào quốc gia nhận, khu vực giao hàng, loại hàng, thời điểm gửi và quá trình thông quan. Với các tuyến phổ biến, DHL Express thường phù hợp với nhu cầu gửi nhanh quốc tế.

Kết luận

Việc hiểu rõ gửi hàng DHL Express đi nước ngoài cần chuẩn bị gì sẽ giúp khách hàng chủ động hơn, tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro phát sinh. Trước khi gửi, bạn nên chuẩn bị đầy đủ thông tin người gửi, người nhận, mô tả hàng hóa, trọng lượng, kích thước, giá trị khai báo, giấy tờ cần thiết và kiểm tra kỹ điều kiện vận chuyển của từng loại hàng.

Nếu chưa chắc hàng của mình có gửi được không, cần đóng gói thế nào hoặc muốn biết bảng giá DHL Express mới nhất, hãy liên hệ DHL-VNPT Express Ltd để được tư vấn chi tiết trước khi gửi hàng đi nước ngoài.