Cách đóng gói hàng gửi DHL Express đúng chuẩn

Cách đóng gói hàng gửi DHL Express đúng chuẩn là việc lựa chọn bao bì, thùng carton, vật liệu chèn lót, phương pháp bảo vệ hàng hóa và cách niêm phong phù hợp trước khi gửi hàng quốc tế. Đóng gói đúng giúp hàng hóa an toàn hơn trong quá trình vận chuyển, hạn chế móp méo, rò rỉ, nứt vỡ, thất lạc phụ kiện hoặc phát sinh kiểm tra do bao bì không phù hợp.

Khi gửi hàng đi nước ngoài, kiện hàng sẽ trải qua nhiều công đoạn như tiếp nhận, phân loại, trung chuyển, bốc xếp, soi chiếu, vận chuyển hàng không, xử lý hải quan và giao hàng cuối cùng. Vì vậy, bao bì cần đủ chắc chắn để bảo vệ hàng trong suốt hành trình.

Không chỉ giúp bảo vệ hàng hóa, đóng gói đúng còn giúp tối ưu cước vận chuyển. Nếu dùng thùng quá lớn so với hàng bên trong, kiện hàng có thể bị tính theo trọng lượng quy đổi cao hơn. Nếu đóng gói quá sơ sài, hàng có thể bị hư hỏng hoặc bị từ chối vận chuyển với một số nhóm hàng đặc biệt.

Nếu bạn đang cần gửi hàng quốc tế và chưa biết cách đóng gói phù hợp, có thể tham khảo dịch vụ DHL Express để được hỗ trợ kiểm tra loại hàng, tư vấn đóng gói, báo giá và hướng dẫn gửi hàng đúng quy trình.

Vì sao cần đóng gói hàng đúng chuẩn khi gửi DHL Express?

Bảo vệ hàng hóa trong quá trình vận chuyển

Hàng hóa quốc tế thường phải đi qua nhiều điểm trung chuyển. Nếu đóng gói không chắc chắn, sản phẩm có thể bị va đập, trầy xước, nứt vỡ, móp hộp, rò rỉ hoặc hư hỏng. Đặc biệt với hàng dễ vỡ, hàng điện tử, mỹ phẩm, chất lỏng, thực phẩm, hàng mẫu hoặc thiết bị có pin, việc đóng gói đúng là rất quan trọng.

Hạn chế rủi ro bị từ chối vận chuyển

Một số loại hàng nếu đóng gói không phù hợp có thể bị từ chối tiếp nhận hoặc yêu cầu đóng gói lại. Ví dụ: hàng dạng lỏng không chống rò rỉ, hàng dễ vỡ không có lớp chống sốc, hàng có pin không được cố định, hàng sắc nhọn không được bọc đầu nhọn hoặc hàng có mùi không được đóng kín.

Tối ưu chi phí vận chuyển

Cước gửi hàng DHL Express có thể tính theo trọng lượng thực tế hoặc trọng lượng quy đổi theo kích thước kiện hàng, tùy mức nào cao hơn. Nếu dùng thùng quá lớn, nhiều khoảng trống, hàng nhẹ nhưng cồng kềnh, cước phí có thể tăng. Vì vậy, đóng gói vừa vặn, gọn gàng và chắc chắn giúp tối ưu chi phí hơn.

Hỗ trợ khai báo và kiểm tra hàng hóa

Hàng được phân loại, đóng gói và ghi chú rõ ràng sẽ thuận tiện hơn trong quá trình kiểm tra, khai báo và xử lý vận đơn. Với hàng mẫu, hàng thương mại, hàng nhiều loại hoặc hàng cần chứng từ, việc sắp xếp khoa học giúp giảm rủi ro nhầm lẫn.

Nguyên tắc chung khi đóng gói hàng gửi DHL Express

Chọn bao bì phù hợp với loại hàng

Không phải hàng nào cũng dùng cùng một kiểu đóng gói. Tài liệu có thể dùng phong bì chuyên dụng, quần áo có thể dùng túi flyer hoặc thùng carton, hàng dễ vỡ cần thùng cứng và vật liệu chống sốc, hàng điện tử cần lớp bảo vệ riêng, còn hàng dạng lỏng cần chống rò rỉ thật kỹ.

Trước khi đóng gói, cần xác định hàng thuộc nhóm nào:

• Tài liệu, hồ sơ.

• Quần áo, phụ kiện.

• Hàng dễ vỡ.

• Mỹ phẩm, chất lỏng.

• Thực phẩm, đồ khô.

• Hàng điện tử.

• Hàng có pin.

• Hàng mẫu.

• Hàng thương mại.

• Hàng giá trị cao.

Dùng thùng carton chắc chắn

Thùng carton nên còn mới, cứng, không bị ẩm, rách, mềm, móp hoặc đã dùng quá nhiều lần. Với hàng nặng, hàng dễ vỡ hoặc hàng giá trị cao, nên dùng thùng carton nhiều lớp để tăng độ chịu lực.

Không nên dùng thùng quá yếu, thùng cũ đã mất form, thùng có vết rách hoặc thùng không phù hợp với trọng lượng hàng hóa.

Chèn lót kín khoảng trống

Khoảng trống bên trong thùng là nguyên nhân khiến hàng bị va đập khi vận chuyển. Sau khi đặt hàng vào thùng, cần chèn lót bằng giấy, xốp, túi khí, mút, foam hoặc vật liệu bảo vệ phù hợp để hàng không di chuyển.

Nguyên tắc đơn giản là sau khi đóng thùng, lắc nhẹ không nghe tiếng hàng va chạm bên trong.

Bọc riêng từng sản phẩm

Nếu gửi nhiều sản phẩm trong cùng một kiện, nên bọc riêng từng món. Không nên để các sản phẩm va chạm trực tiếp vào nhau, đặc biệt là chai lọ, đồ thủy tinh, mỹ phẩm, đồ điện tử, gốm sứ hoặc hàng dễ trầy xước.

Niêm phong chắc chắn

Sau khi đóng hàng, cần dán băng keo chắc ở các mép thùng, đáy thùng và phần nắp. Nên dùng băng keo bản lớn, có độ bám tốt. Không nên chỉ dán một đường mỏng hoặc dùng dây buộc thay cho băng keo.

Không để thông tin cũ trên thùng

Nếu sử dụng lại thùng, cần bóc hoặc che toàn bộ nhãn cũ, mã vạch cũ, thông tin vận đơn cũ để tránh nhầm lẫn khi xử lý. Tuy nhiên, nên ưu tiên dùng thùng mới để đảm bảo độ chắc chắn.

Cách đóng gói tài liệu, hồ sơ gửi DHL Express

Tài liệu, hồ sơ, hợp đồng, giấy tờ visa, hồ sơ du học, chứng từ công ty là nhóm hàng cần bảo vệ khỏi ẩm, rách, nhàu hoặc thất lạc.

Cách đóng gói nên thực hiện như sau:

• Sắp xếp tài liệu ngay ngắn.

• Cho tài liệu vào túi nylon hoặc túi chống ẩm nếu cần.

• Dùng bìa cứng hoặc phong bì cứng để tránh gập.

• Ghi rõ thông tin người nhận.

• Không để tài liệu lẫn với hàng hóa khác nếu không cần thiết.

• Giữ bản scan hoặc bản sao trước khi gửi nếu là giấy tờ quan trọng.

Với hồ sơ du học, giấy tờ định cư, hợp đồng gốc hoặc tài liệu pháp lý, người gửi nên theo dõi mã vận đơn thường xuyên cho đến khi giao thành công.

Cách đóng gói quần áo, giày dép, phụ kiện

Quần áo, giày dép, túi vải, phụ kiện thời trang là nhóm hàng tương đối dễ đóng gói, nhưng vẫn cần sạch, khô và gọn.

Đóng gói quần áo

Quần áo nên được gấp gọn, cho vào túi nylon riêng để chống ẩm và tránh bẩn. Nếu gửi nhiều món, nên phân loại theo từng túi để dễ kiểm tra. Không nên nhét quá chặt khiến bao bì bị căng, dễ rách trong quá trình vận chuyển.

Đóng gói giày dép

Giày dép nên được đặt trong hộp hoặc bọc riêng từng đôi. Nếu có hộp gốc, cần cho hộp gốc vào thùng carton bên ngoài, không nên chỉ dán vận đơn trực tiếp lên hộp giày nếu muốn giữ hình thức sản phẩm.

Đóng gói túi xách, phụ kiện

Túi xách, ví, mũ, thắt lưng hoặc phụ kiện nên được bọc chống trầy xước. Với sản phẩm có form dáng, nên chèn giấy bên trong để giữ form trong quá trình vận chuyển.

Cách đóng gói hàng dễ vỡ gửi DHL Express

Hàng dễ vỡ như gốm sứ, thủy tinh, ly tách, đồ trang trí, mô hình, linh kiện tinh xảo hoặc hàng handmade cần đóng gói kỹ hơn hàng thông thường.

Bọc chống sốc từng sản phẩm

Mỗi sản phẩm cần được bọc riêng bằng xốp, túi khí, giấy mềm hoặc vật liệu chống sốc. Không nên để hai món dễ vỡ chạm trực tiếp vào nhau.

Dùng thùng cứng và chèn kín

Sau khi bọc sản phẩm, đặt vào thùng carton cứng. Khoảng trống xung quanh cần được chèn đầy để sản phẩm không di chuyển. Với hàng đặc biệt dễ vỡ, có thể dùng phương pháp hộp trong hộp: sản phẩm được đặt trong hộp nhỏ, sau đó hộp nhỏ được chèn lót trong thùng lớn.

Ghi chú hàng dễ vỡ nếu cần

Có thể ghi chú “Fragile” hoặc “Hàng dễ vỡ” trên kiện hàng, nhưng không nên phụ thuộc hoàn toàn vào nhãn này. Điều quan trọng nhất vẫn là đóng gói đủ chắc để hàng chịu được va chạm thông thường trong quá trình vận chuyển.

Cách đóng gói mỹ phẩm, chất lỏng gửi DHL Express

Mỹ phẩm, serum, toner, kem dưỡng, dầu gội, nước tẩy trang, sữa tắm, nước hoa, body mist hoặc sản phẩm dạng lỏng là nhóm cần kiểm tra điều kiện gửi trước khi đóng hàng. Một số sản phẩm có thể bị hạn chế do chứa cồn, dung môi, khí nén hoặc thuộc nhóm hàng nguy hiểm.

Kiểm tra điều kiện gửi trước

Trước khi đóng gói, cần xác định sản phẩm có gửi được theo tuyến mong muốn hay không. Không nên tự gửi nước hoa, bình xịt, aerosol, sơn móng tay hoặc chất lỏng chưa được tư vấn.

Chống rò rỉ từng chai/lọ

Mỗi chai cần được vặn nắp chặt, cố định nắp bằng băng keo nếu phù hợp, cho vào túi nylon riêng và bọc chống sốc. Với chai thủy tinh, cần tăng lớp bảo vệ bên ngoài.

Không để chai lọ va vào nhau

Các chai lọ nên được bọc riêng và chèn lót để không va chạm trực tiếp. Nếu gửi nhiều chai, nên đặt đứng hoặc đặt theo cách hạn chế áp lực lên nắp chai.

Không đóng chung với hàng nhạy cảm khác

Không nên đóng mỹ phẩm dạng lỏng chung với giấy tờ quan trọng, thiết bị điện tử, thực phẩm hoặc hàng có pin nếu chưa được tư vấn. Nếu rò rỉ, chất lỏng có thể làm hỏng toàn bộ lô hàng.

Cách đóng gói thực phẩm gửi DHL Express

Thực phẩm là nhóm hàng cần kiểm tra kỹ theo từng quốc gia nhận. Không phải thực phẩm nào cũng gửi được, đặc biệt là thực phẩm tươi sống, hàng tự làm không nhãn mác, hàng có nguồn gốc động vật, hàng cần bảo quản lạnh hoặc thực phẩm dễ hỏng.

Ưu tiên thực phẩm đóng gói công nghiệp

Nên gửi thực phẩm còn nguyên bao bì, có nhãn mác, thành phần, hạn sử dụng và thông tin sản phẩm rõ ràng. Hàng không nhãn mác hoặc đóng gói thủ công có thể gặp khó khăn khi kiểm tra.

Đóng kín, chống mùi, chống rò rỉ

Với thực phẩm có mùi hoặc dạng lỏng, cần đóng kín nhiều lớp. Không để sản phẩm có mùi mạnh ảnh hưởng đến các kiện hàng khác. Với chai lọ, cần bọc chống sốc và chống rò rỉ như nhóm chất lỏng.

Không gửi hàng dễ hỏng khi chưa kiểm tra

Các loại thực phẩm cần bảo quản lạnh, dễ chảy, dễ hỏng hoặc có hạn sử dụng ngắn không phù hợp với nhiều tuyến chuyển phát nhanh quốc tế. Khách hàng nên hỏi trước khi gửi.

Cách đóng gói hàng điện tử, hàng có pin

Hàng điện tử như laptop, điện thoại, tai nghe bluetooth, đồng hồ thông minh, máy ảnh, máy quay, máy đọc sách, thiết bị y tế cá nhân hoặc đồ chơi điện tử có pin cần kiểm tra điều kiện gửi trước khi vận chuyển.

Tắt nguồn thiết bị

Thiết bị cần được tắt nguồn hoàn toàn. Không để ở chế độ ngủ, chế độ chờ hoặc trạng thái có thể tự bật. Nếu nút nguồn dễ bị bấm nhầm, cần bảo vệ nút nguồn.

Bọc chống sốc kỹ

Thiết bị điện tử cần được bọc chống sốc riêng, bảo vệ màn hình, góc cạnh và phần dễ vỡ. Nếu có hộp gốc, nên cho hộp gốc vào thùng carton bên ngoài và chèn lót thêm.

Kiểm tra pin

Nếu thiết bị có pin lithium, pin rời, sạc dự phòng hoặc pin dự phòng, cần kiểm tra điều kiện gửi trước. Pin phồng, pin hỏng, pin rò rỉ hoặc thiết bị có dấu hiệu lỗi pin không nên gửi.

Không đóng chung với chất lỏng

Không nên đóng hàng điện tử chung với mỹ phẩm, nước hoa, chất lỏng, thực phẩm dạng lỏng hoặc hàng dễ rò rỉ. Nếu bắt buộc gửi chung, cần được tư vấn cách tách lớp và bảo vệ riêng.

Cách đóng gói hàng mẫu, hàng thương mại

Hàng mẫu và hàng thương mại cần đóng gói vừa bảo vệ sản phẩm, vừa thể hiện tính chuyên nghiệp với đối tác hoặc khách hàng quốc tế.

Phân loại từng mẫu

Nếu gửi nhiều mẫu sản phẩm, nên phân loại và ghi chú từng mẫu. Ví dụ: Sample A, Fabric Sample 01, Product Code 02, Color Set 03. Điều này giúp người nhận dễ kiểm tra và đánh giá.

Giữ hình thức sản phẩm

Hàng mẫu gửi đối tác thường cần giữ hình thức đẹp. Nên bọc riêng từng mẫu, tránh trầy xước, móp méo hoặc lẫn lộn. Với catalogue, brochure hoặc tài liệu giới thiệu, nên dùng bao bì chống ẩm.

Chuẩn bị invoice và packing list

Hàng mẫu, hàng thương mại hoặc hàng gửi cho công ty thường cần Commercial Invoice. Nếu có nhiều loại hàng, nên chuẩn bị packing list để liệt kê từng sản phẩm, số lượng và giá trị.

Cách tính cước liên quan đến đóng gói hàng DHL Express

Đóng gói ảnh hưởng trực tiếp đến cước vận chuyển vì cước có thể tính theo trọng lượng thực tế hoặc trọng lượng quy đổi theo thể tích.

Công thức tham khảo:

Trọng lượng quy đổi = Dài x Rộng x Cao / 5000

Trong đó, dài, rộng, cao được tính bằng centimet.

Ví dụ, một kiện hàng có kích thước 50cm x 40cm x 30cm:

50 x 40 x 30 / 5000 = 12kg

Nếu kiện hàng cân thực tế 8kg nhưng trọng lượng quy đổi là 12kg, cước vận chuyển có thể được tính theo 12kg.

Vì vậy, khi đóng gói, khách hàng nên:

• Chọn thùng vừa với hàng.

• Không để quá nhiều khoảng trống.

• Không dùng thùng quá lớn.

• Chèn lót đủ nhưng không làm kiện hàng quá cồng kềnh.

• Đo kích thước sau khi đóng gói hoàn chỉnh.

• Cân hàng sau khi đã đóng gói xong.

Những lỗi thường gặp khi đóng gói hàng gửi DHL Express

Một số lỗi khách hàng thường gặp gồm:

• Dùng thùng carton quá yếu.

• Dùng thùng cũ đã mềm, ẩm, rách.

• Không chèn lót khoảng trống bên trong.

• Để hàng dễ vỡ va chạm trực tiếp.

• Không chống rò rỉ cho chất lỏng.

• Dán băng keo sơ sài.

• Dùng thùng quá lớn khiến cước quy đổi cao.

• Không bóc nhãn vận đơn cũ trên thùng.

• Đóng chung hàng điện tử với chất lỏng.

• Gửi hàng có pin nhưng không khai báo.

• Không kiểm tra hàng hạn chế trước khi đóng.

• Không ghi chú hoặc phân loại hàng mẫu.

• Đóng gói thực phẩm không kín, có mùi.

• Để tài liệu quan trọng chung với hàng dễ rò rỉ.

• Không đo kích thước sau đóng gói.

Tránh những lỗi này sẽ giúp quá trình gửi hàng quốc tế thuận lợi, an toàn và chuyên nghiệp hơn.

Quy trình đóng gói và gửi hàng DHL Express

Bước 1: Kiểm tra loại hàng

Trước khi đóng gói, cần xác định hàng thuộc nhóm thông thường, hàng dễ vỡ, chất lỏng, thực phẩm, mỹ phẩm, hàng có pin, hàng thương mại hay hàng hạn chế.

Bước 2: Chọn bao bì phù hợp

Chọn thùng, phong bì, túi flyer hoặc vật liệu đóng gói phù hợp với loại hàng, trọng lượng và kích thước sản phẩm.

Bước 3: Bọc từng sản phẩm

Bọc riêng từng món bằng túi nylon, xốp, túi khí, giấy mềm hoặc vật liệu chống sốc phù hợp.

Bước 4: Chèn lót trong thùng

Đặt sản phẩm vào thùng và chèn kín khoảng trống để hàng không di chuyển trong quá trình vận chuyển.

Bước 5: Niêm phong chắc chắn

Dán băng keo chắc chắn tại các mép thùng, đáy thùng và nắp thùng. Đảm bảo thùng không bị hở hoặc dễ bung.

Bước 6: Cân đo sau đóng gói

Sau khi đóng gói hoàn chỉnh, cân trọng lượng thực tế và đo kích thước dài, rộng, cao để báo giá chính xác.

Bước 7: Chuẩn bị chứng từ

Với hàng hóa quốc tế, cần chuẩn bị thông tin khai báo, Commercial Invoice, Packing List hoặc chứng từ bổ sung nếu cần.

Bước 8: Tạo vận đơn và theo dõi

Sau khi tạo vận đơn, khách hàng giữ mã tracking để theo dõi hành trình lô hàng cho đến khi giao thành công.

Thông tin liên hệ DHL-VNPT Express Ltd

Khách hàng cần tư vấn cách đóng gói hàng gửi DHL Express đúng chuẩn, kiểm tra hàng cấm/hạn chế, báo giá cước, chuẩn bị invoice, đóng gói hàng dễ vỡ, mỹ phẩm, thực phẩm, hàng có pin hoặc hỗ trợ gửi hàng quốc tế có thể liên hệ:

Tên doanh nghiệp: DHL-VNPT Express Ltd
Mã số thuế: 0304680974
Hotline: 1800-1530
Email CSKH: CSKH@Chuyenphat-DHL.com
Website: https://www.chuyenphat-dhl.com/

Văn phòng Hà Nội

Địa chỉ: Kiot 79 Chợ Thương Mại Trung Văn, Nam Từ Liêm, Hà Nội
Số điện thoại: 082.974.9777 - 094.319.9918 - 082.974.6777

Văn phòng TP. Hồ Chí Minh

Địa chỉ: 110/47/14 Đường số 30, Phường 6, Gò Vấp, TP HCM
Số điện thoại: 082.974.8777 - 094.319.9918 - 082.974.1777

Văn phòng Đà Nẵng

Địa chỉ: Số 41, Đường 3/2, Hải Châu, Đà Nẵng
Số điện thoại: 082.974.1777 - 082.974.2777 - 082.974.8777

Câu hỏi thường gặp về cách đóng gói hàng gửi DHL Express

Gửi DHL Express có cần tự đóng gói trước không?

Khách hàng nên đóng gói hàng trước khi gửi hoặc liên hệ để được tư vấn đóng gói phù hợp. Với hàng dễ vỡ, hàng có pin, chất lỏng, thực phẩm hoặc mỹ phẩm, cần kiểm tra điều kiện gửi trước khi đóng.

Có nên dùng thùng carton cũ để gửi hàng quốc tế không?

Không nên nếu thùng đã mềm, ẩm, rách, móp hoặc mất độ chịu lực. Nên dùng thùng chắc chắn, phù hợp với trọng lượng hàng hóa.

Hàng dễ vỡ gửi DHL Express cần đóng gói thế nào?

Hàng dễ vỡ cần bọc chống sốc từng sản phẩm, dùng thùng cứng, chèn kín khoảng trống và tránh để các món va chạm trực tiếp với nhau.

Gửi mỹ phẩm, chất lỏng cần lưu ý gì khi đóng gói?

Mỹ phẩm và chất lỏng cần kiểm tra điều kiện gửi trước. Nếu được gửi, cần vặn chặt nắp, bọc chống rò rỉ từng chai, cho vào túi riêng và chèn chống sốc kỹ.

Đóng thùng càng lớn có tốt hơn không?

Không. Thùng quá lớn có thể làm tăng trọng lượng quy đổi và cước vận chuyển. Nên chọn thùng vừa đủ, chắc chắn và có lớp chèn lót phù hợp.

Kết luận

Cách đóng gói hàng gửi DHL Express đúng chuẩn là yếu tố quan trọng giúp hàng hóa an toàn hơn, hạn chế hư hỏng và hỗ trợ quá trình vận chuyển quốc tế thuận lợi. Người gửi cần chọn bao bì phù hợp, bọc riêng sản phẩm, chèn lót chắc chắn, niêm phong kỹ, kiểm tra hàng hạn chế và chuẩn bị chứng từ cần thiết trước khi gửi.

Nếu bạn cần gửi tài liệu, hàng mẫu, mỹ phẩm, thực phẩm, hàng dễ vỡ, hàng có pin, hàng điện tử, quà tặng hoặc hàng thương mại đi Mỹ, Úc, Canada, châu Âu, Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore và các quốc gia khác, hãy liên hệ DHL-VNPT Express Ltd để được tư vấn đóng gói, báo giá và hỗ trợ gửi hàng quốc tế đúng quy trình.