Cách tra cứu vận đơn DHL Express

Cách tra cứu vận đơn DHL Express là quá trình khách hàng sử dụng mã vận đơn, còn gọi là mã tracking hoặc tracking number, để kiểm tra hành trình lô hàng sau khi gửi. Thông qua mã vận đơn, người gửi và người nhận có thể biết lô hàng đang ở đâu, đã được tiếp nhận chưa, đã xuất khỏi nước gửi chưa, đang thông quan hay đã giao thành công.

Khi gửi hàng quốc tế, việc theo dõi vận đơn là rất quan trọng. Lô hàng có thể đi qua nhiều điểm xử lý như bưu cục tiếp nhận, trung tâm khai thác, sân bay, hải quan nước xuất khẩu, hải quan nước nhập khẩu, kho trung chuyển và đơn vị giao hàng cuối cùng. Nếu không theo dõi tracking thường xuyên, khách hàng có thể bỏ lỡ các yêu cầu bổ sung thông tin, thuế/phí hoặc xác minh địa chỉ từ phía hải quan hoặc đơn vị giao hàng.

DHL Express cung cấp hệ thống tra cứu vận đơn để khách hàng có thể kiểm tra tình trạng lô hàng quốc tế. Nếu bạn gửi hàng qua DHL Express, sau khi tạo vận đơn, khách hàng nên lưu lại mã tracking để theo dõi hành trình hàng hóa cho đến khi giao thành công.

Mã vận đơn DHL Express là gì?

Mã vận đơn DHL Express là dãy số hoặc ký tự dùng để định danh một lô hàng cụ thể. Mỗi lô hàng sau khi tạo vận đơn sẽ có một mã riêng, giúp hệ thống nhận diện và cập nhật trạng thái trong quá trình vận chuyển.

Mã vận đơn thường xuất hiện trên:

• Phiếu gửi hàng.

• Vận đơn DHL Express.

• Email xác nhận gửi hàng.

• Tin nhắn hoặc thông báo từ đơn vị gửi.

• Biên nhận gửi hàng.

• Thông tin do nhân viên tư vấn cung cấp sau khi tạo đơn.

Khách hàng nên lưu lại mã vận đơn ngay sau khi gửi hàng. Nếu gửi cho người thân, khách hàng hoặc đối tác ở nước ngoài, nên gửi mã tracking cho người nhận để họ có thể chủ động theo dõi và chuẩn bị nhận hàng.

Vì sao cần tra cứu vận đơn DHL Express?

Theo dõi hành trình lô hàng

Tra cứu vận đơn giúp khách hàng biết lô hàng đang ở bước nào: đã được nhận, đang vận chuyển, đang thông quan, đã đến nước nhận, đang phát hàng hay đã giao thành công. Điều này đặc biệt cần thiết với tài liệu quan trọng, hồ sơ du học, visa, hợp đồng, hàng mẫu, hàng thương mại hoặc hàng giá trị cao.

Chủ động xử lý khi có phát sinh

Một số lô hàng có thể phát sinh yêu cầu bổ sung thông tin, chứng từ, invoice, thuế nhập khẩu, số điện thoại người nhận hoặc xác minh địa chỉ. Nếu theo dõi tracking thường xuyên, khách hàng có thể phát hiện sớm và xử lý kịp thời.

Xác nhận giao hàng thành công

Khi vận đơn hiển thị trạng thái đã giao, người gửi có thể xác nhận lại với người nhận. Với hàng gửi cho khách hàng, đại lý hoặc đối tác quốc tế, trạng thái giao thành công là thông tin quan trọng để hoàn tất giao dịch hoặc tiếp tục xử lý công việc.

Hạn chế rủi ro chậm giao

Nếu vận đơn đứng trạng thái quá lâu, sai thông tin người nhận hoặc phát sinh vấn đề thông quan, khách hàng có thể liên hệ hỗ trợ để kiểm tra nguyên nhân. Việc theo dõi chủ động giúp hạn chế tình trạng hàng bị chậm mà không biết lý do.

Cách tra cứu vận đơn DHL Express đơn giản

Bước 1: Lấy mã vận đơn DHL

Sau khi gửi hàng, khách hàng cần lấy mã vận đơn từ phiếu gửi hoặc thông tin do nhân viên cung cấp. Mã vận đơn cần được nhập chính xác, không thiếu số, không thêm khoảng trắng thừa và không nhầm với mã đơn hàng nội bộ của shop hoặc mã tham chiếu riêng.

Bước 2: Truy cập trang tra cứu DHL

Khách hàng có thể truy cập hệ thống theo dõi của DHL để nhập mã vận đơn. Trên trang tra cứu, nhập mã tracking vào ô tìm kiếm và bấm theo dõi để xem tình trạng lô hàng.

Bước 3: Xem trạng thái lô hàng

Sau khi nhập mã, hệ thống sẽ hiển thị các mốc xử lý nếu vận đơn đã được cập nhật. Khách hàng có thể xem thời gian, địa điểm, trạng thái và các ghi chú liên quan đến quá trình vận chuyển.

Bước 4: Theo dõi đến khi giao thành công

Khách hàng nên theo dõi vận đơn cho đến khi hiển thị trạng thái giao thành công. Nếu hàng đang thông quan, đang chờ người nhận, đang yêu cầu bổ sung thông tin hoặc giao không thành công, cần liên hệ hỗ trợ để được kiểm tra.

Các trạng thái thường gặp khi tra cứu vận đơn DHL Express

Shipment information received

Trạng thái này thường có nghĩa là thông tin lô hàng đã được tạo trên hệ thống, nhưng hàng có thể chưa được bàn giao hoặc chưa được quét tại điểm xử lý. Nếu mới tạo vận đơn, khách hàng có thể chờ thêm để hệ thống cập nhật.

Shipment picked up

Trạng thái này cho biết lô hàng đã được lấy hoặc đã được tiếp nhận vào hệ thống vận chuyển. Đây là dấu hiệu hàng đã bắt đầu hành trình vận chuyển.

Processed at facility

Lô hàng đã được xử lý tại một trung tâm khai thác hoặc điểm trung chuyển. Trạng thái này có thể xuất hiện nhiều lần trong hành trình vì hàng đi qua nhiều điểm xử lý khác nhau.

Departed from facility

Lô hàng đã rời khỏi một trung tâm khai thác để tiếp tục đi đến điểm tiếp theo. Đây thường là trạng thái bình thường trong quá trình vận chuyển quốc tế.

Arrived at sort facility

Lô hàng đã đến trung tâm phân loại. Tại đây, hàng có thể được phân tuyến để tiếp tục vận chuyển đến quốc gia nhận hoặc khu vực giao hàng.

Customs status updated

Trạng thái này liên quan đến quá trình hải quan. Lô hàng có thể đang được kiểm tra, đã được cập nhật thông quan hoặc đang chờ xử lý thêm. Nếu trạng thái hải quan đứng lâu, có thể cần kiểm tra xem có yêu cầu bổ sung chứng từ hay không.

Clearance event

Đây là trạng thái liên quan đến thông quan. Một số lô hàng có thể cần thêm invoice, thông tin hàng hóa, mã HS, giấy phép, thuế/phí hoặc xác nhận từ người nhận.

With delivery courier

Lô hàng đã được giao cho nhân viên phát hàng tại nước nhận. Đây thường là trạng thái cho thấy hàng đang trên đường giao đến người nhận.

Delivered

Lô hàng đã được giao thành công. Người gửi nên xác nhận lại với người nhận, đặc biệt với tài liệu quan trọng, hàng mẫu, hàng thương mại hoặc hàng giá trị cao.

Delivery attempted

Nhân viên giao hàng đã cố gắng giao nhưng chưa thành công. Nguyên nhân có thể do người nhận không có mặt, không nghe máy, địa chỉ chưa rõ, thiếu số phòng, thiếu tên tòa nhà hoặc cần hẹn lại thời gian giao.

Vì sao tra cứu vận đơn DHL chưa thấy thông tin?

Vận đơn mới tạo chưa được cập nhật

Nếu mã vận đơn vừa được tạo, hệ thống có thể chưa hiển thị ngay. Thông tin tracking thường cần thời gian để cập nhật sau khi lô hàng được quét vào hệ thống.

Nhập sai mã vận đơn

Khách hàng cần kiểm tra lại mã tracking, tránh nhập thiếu số, thừa khoảng trắng, nhầm ký tự hoặc nhầm mã đơn hàng nội bộ với mã vận đơn DHL.

Hàng chưa được bàn giao cho đơn vị vận chuyển

Trong một số trường hợp, thông tin vận đơn đã được tạo nhưng hàng chưa được bàn giao thực tế. Khi hàng được tiếp nhận và quét, trạng thái mới bắt đầu cập nhật.

Tra cứu sai hệ thống dịch vụ

DHL có nhiều dịch vụ khác nhau. Khách hàng cần tra đúng hệ thống tương ứng với loại vận đơn. Nếu gửi bằng DHL Express, nên tra theo kênh tracking của DHL Express.

Hệ thống cập nhật chậm

Trong thời điểm cao điểm, cuối tuần, ngày lễ hoặc khi hàng đang di chuyển giữa các điểm trung chuyển, tracking có thể cập nhật chậm hơn bình thường. Khách hàng nên theo dõi lại sau một khoảng thời gian.

Khi vận đơn DHL đứng trạng thái lâu cần làm gì?

Nếu mã vận đơn đứng ở một trạng thái quá lâu, khách hàng không nên quá lo lắng ngay lập tức, nhưng cần kiểm tra theo các bước sau:

• Xem trạng thái đang đứng ở đâu.

• Kiểm tra thời gian cập nhật cuối cùng.

• Xác nhận mã vận đơn có đúng không.

• Kiểm tra email hoặc tin nhắn xem có yêu cầu bổ sung thông tin không.

• Liên hệ người nhận xem có cuộc gọi giao hàng hoặc yêu cầu thuế/phí không.

• Liên hệ bộ phận hỗ trợ để kiểm tra chi tiết nếu trạng thái bất thường.

Một số trạng thái như thông quan, chờ thanh toán thuế, chờ bổ sung invoice, giao không thành công hoặc địa chỉ không rõ cần được xử lý kịp thời để tránh chậm giao.

Tra cứu vận đơn DHL Express cần lưu ý gì?

Lưu mã vận đơn ngay sau khi gửi

Sau khi tạo vận đơn, khách hàng nên lưu lại mã tracking ở nơi dễ tìm. Nếu gửi nhiều lô hàng, nên lập danh sách mã vận đơn kèm tên người nhận, quốc gia, loại hàng và ngày gửi để tiện theo dõi.

Gửi mã vận đơn cho người nhận

Người nhận ở nước ngoài nên có mã tracking để chủ động theo dõi. Trong một số trường hợp, người nhận có thể cần phối hợp với đơn vị giao hàng, cung cấp thông tin địa chỉ, nhận cuộc gọi hoặc xử lý thuế/phí nhập khẩu.

Kiểm tra thông tin người nhận ngay từ đầu

Nhiều trường hợp hàng chậm giao do thiếu số điện thoại, sai mã bưu chính, thiếu số phòng, sai tên tòa nhà hoặc người nhận không nghe máy. Trước khi gửi, cần kiểm tra kỹ thông tin người nhận.

Theo dõi kỹ với hàng cần thông quan

Với hàng mẫu, hàng thương mại, mỹ phẩm, thực phẩm, hàng có pin, hàng điện tử, hàng giá trị cao hoặc hàng cần chứng từ, khách hàng nên theo dõi tracking kỹ hơn vì có thể phát sinh yêu cầu từ hải quan.

Không chỉ theo dõi một lần

Tra cứu vận đơn nên được thực hiện nhiều lần trong quá trình vận chuyển, đặc biệt khi hàng đã đến nước nhận. Đây là giai đoạn dễ phát sinh thông quan, thuế/phí hoặc giao hàng cuối cùng.

Các lỗi thường gặp khi tra cứu vận đơn DHL Express

Một số lỗi khách hàng thường gặp gồm:

• Nhập sai mã vận đơn.

• Nhập mã đơn hàng của shop thay vì mã DHL.

• Không lưu lại mã tracking sau khi gửi.

• Tra cứu quá sớm khi vận đơn chưa cập nhật.

• Không kiểm tra email yêu cầu bổ sung chứng từ.

• Không gửi mã tracking cho người nhận.

• Không theo dõi khi hàng đến nước nhận.

• Thấy trạng thái thông quan nhưng không liên hệ hỗ trợ.

• Không kiểm tra lại địa chỉ khi giao không thành công.

• Không trao đổi trước với người nhận về thuế/phí nhập khẩu nếu có.

• Nhầm giữa DHL Express và các dịch vụ DHL khác.

Việc hiểu đúng cách tra cứu vận đơn sẽ giúp khách hàng chủ động hơn trong toàn bộ quá trình gửi hàng quốc tế.

Cách xử lý một số tình huống thường gặp

Vận đơn báo đã giao nhưng người nhận chưa nhận được

Khách hàng nên kiểm tra lại tên người ký nhận, thời gian giao, địa chỉ giao và liên hệ ngay với người nhận. Nếu vẫn chưa rõ, cần liên hệ bộ phận hỗ trợ để kiểm tra bằng chứng giao hàng hoặc thông tin phát hàng.

Vận đơn báo giao không thành công

Người gửi nên liên hệ người nhận để kiểm tra xem họ có nghe máy không, địa chỉ có đúng không, có thiếu số phòng, tầng, tòa nhà hoặc mã bưu chính không. Sau đó liên hệ hỗ trợ để cập nhật hoặc yêu cầu phát lại nếu phù hợp.

Vận đơn đứng ở hải quan

Nếu hàng đứng ở bước hải quan, có thể lô hàng đang chờ kiểm tra, chờ thuế/phí, chờ invoice, chờ thông tin người nhận hoặc cần chứng từ bổ sung. Khách hàng nên liên hệ hỗ trợ để biết cần chuẩn bị gì.

Vận đơn không có cập nhật mới

Nếu vận đơn không cập nhật trong một thời gian, có thể hàng đang di chuyển giữa các điểm trung chuyển hoặc hệ thống chưa cập nhật kịp. Tuy nhiên, nếu quá lâu, nên liên hệ để kiểm tra chi tiết.

Những loại hàng nên theo dõi vận đơn kỹ hơn

Tài liệu quan trọng

Hồ sơ du học, visa, hợp đồng, chứng từ công ty, giấy tờ định cư hoặc hồ sơ pháp lý cần được theo dõi đến khi giao thành công.

Hàng mẫu gửi đối tác

Hàng mẫu thường phục vụ báo giá, ký hợp đồng, kiểm tra chất lượng hoặc làm việc với đối tác. Việc theo dõi vận đơn giúp doanh nghiệp chủ động thông báo cho đối tác và sắp xếp công việc.

Hàng thương mại

Hàng bán cho khách quốc tế, hàng gửi cho đại lý hoặc nhà phân phối cần theo dõi kỹ để tránh chậm giao, ảnh hưởng đến giao dịch và trải nghiệm khách hàng.

Mỹ phẩm, thực phẩm, hàng có pin

Đây là nhóm hàng có thể cần kiểm tra hải quan hoặc chứng từ bổ sung. Khách hàng nên theo dõi sát trạng thái để xử lý kịp thời nếu phát sinh.

Hàng giá trị cao

Điện tử, thiết bị công nghệ, hàng thương hiệu, linh kiện, máy móc nhỏ hoặc hàng có giá trị cao cần được theo dõi thường xuyên để kiểm soát tình trạng giao hàng.

Cách tra cứu vận đơn DHL Express cho doanh nghiệp

Với doanh nghiệp gửi nhiều lô hàng quốc tế, việc theo dõi vận đơn nên được quản lý khoa học hơn. Doanh nghiệp có thể lập bảng theo dõi gồm:

• Ngày gửi hàng.

• Mã vận đơn.

• Tên khách hàng hoặc đối tác.

• Quốc gia nhận.

• Nội dung hàng hóa.

• Giá trị khai báo.

• Trạng thái hiện tại.

• Ghi chú phát sinh.

• Người phụ trách xử lý.

Cách quản lý này giúp doanh nghiệp không bỏ sót lô hàng, đặc biệt khi gửi nhiều hàng mẫu, chứng từ, đơn hàng thương mại hoặc hàng cần thông quan.

Quy trình gửi hàng và theo dõi vận đơn DHL Express

Bước 1: Chuẩn bị hàng hóa

Khách hàng chuẩn bị hàng, kiểm tra hàng cấm/hạn chế, đóng gói đúng cách và chuẩn bị chứng từ nếu là hàng hóa.

Bước 2: Cung cấp thông tin người nhận

Thông tin người nhận cần đầy đủ gồm họ tên, số điện thoại, địa chỉ, thành phố, mã bưu chính và quốc gia nhận.

Bước 3: Tạo vận đơn DHL Express

Sau khi hàng đủ điều kiện gửi, vận đơn được tạo với đầy đủ thông tin lô hàng. Khách hàng nhận mã tracking để theo dõi.

Bước 4: Theo dõi hành trình

Khách hàng tra cứu mã vận đơn để xem hàng đã được tiếp nhận, đang vận chuyển, đang thông quan, đang phát hàng hay đã giao thành công.

Bước 5: Xử lý phát sinh nếu có

Nếu có yêu cầu bổ sung chứng từ, thuế/phí, xác minh địa chỉ hoặc phát lại hàng, khách hàng cần phối hợp xử lý kịp thời.

Bước 6: Xác nhận giao thành công

Khi vận đơn báo đã giao, người gửi nên xác nhận lại với người nhận và lưu thông tin giao hàng nếu cần đối chiếu sau này.

Thông tin liên hệ DHL-VNPT Express Ltd

Khách hàng cần tư vấn cách tra cứu vận đơn DHL Express, kiểm tra trạng thái lô hàng, hỗ trợ tracking, báo giá cước, chuẩn bị invoice, đóng gói hoặc gửi hàng quốc tế có thể liên hệ:

Tên doanh nghiệp: DHL-VNPT Express Ltd
Mã số thuế: 0304680974
Hotline: 1800-1530
Email CSKH: CSKH@Chuyenphat-DHL.com
Website: https://www.chuyenphat-dhl.com/

Văn phòng Hà Nội

Địa chỉ: Kiot 79 Chợ Thương Mại Trung Văn, Nam Từ Liêm, Hà Nội
Số điện thoại: 082.974.9777 - 094.319.9918 - 082.974.6777

Văn phòng TP. Hồ Chí Minh

Địa chỉ: 110/47/14 Đường số 30, Phường 6, Gò Vấp, TP HCM
Số điện thoại: 082.974.8777 - 094.319.9918 - 082.974.1777

Văn phòng Đà Nẵng

Địa chỉ: Số 41, Đường 3/2, Hải Châu, Đà Nẵng
Số điện thoại: 082.974.1777 - 082.974.2777 - 082.974.8777

Câu hỏi thường gặp về cách tra cứu vận đơn DHL Express

Cách tra cứu vận đơn DHL Express như thế nào?

Khách hàng dùng mã vận đơn DHL Express để tra cứu trên hệ thống tracking của DHL. Sau khi nhập mã, hệ thống sẽ hiển thị trạng thái và hành trình lô hàng nếu vận đơn đã được cập nhật.

Vì sao nhập mã vận đơn DHL nhưng không thấy thông tin?

Có thể do vận đơn mới tạo chưa được cập nhật, nhập sai mã tracking, hàng chưa được quét vào hệ thống hoặc tra sai hệ thống dịch vụ. Khách hàng nên kiểm tra lại mã và theo dõi thêm.

Mã vận đơn DHL Express lấy ở đâu?

Mã vận đơn thường có trên phiếu gửi, vận đơn, email xác nhận hoặc thông tin do nhân viên tư vấn cung cấp sau khi tạo đơn.

Vận đơn DHL báo “Delivered” nghĩa là gì?

“Delivered” nghĩa là lô hàng đã được giao thành công. Người gửi nên xác nhận lại với người nhận để đảm bảo hàng đã đến đúng người, đúng địa chỉ.

Vận đơn DHL đứng ở hải quan thì phải làm sao?

Khách hàng nên liên hệ bộ phận hỗ trợ để kiểm tra xem lô hàng có cần bổ sung invoice, chứng từ, thông tin người nhận, thuế/phí hoặc giấy tờ liên quan hay không.

Kết luận

Cách tra cứu vận đơn DHL Express là kỹ năng quan trọng giúp người gửi và người nhận chủ động theo dõi lô hàng quốc tế. Sau khi gửi hàng, khách hàng nên lưu mã tracking, kiểm tra trạng thái thường xuyên, gửi mã cho người nhận và xử lý kịp thời nếu có yêu cầu từ hải quan hoặc đơn vị giao hàng.

Nếu bạn cần gửi hàng đi Mỹ, Úc, Canada, châu Âu, Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore hoặc các quốc gia khác và muốn được hỗ trợ kiểm tra vận đơn, báo giá, đóng gói, khai báo hải quan hoặc xử lý tracking, hãy liên hệ DHL-VNPT Express Ltd để được tư vấn chi tiết.