Gửi hàng mẫu đi nước ngoài qua DHL Express

Gửi hàng mẫu đi nước ngoài qua DHL Express là dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế dành cho cá nhân, shop online, doanh nghiệp sản xuất, công ty thương mại, đơn vị xuất nhập khẩu hoặc nhà cung cấp cần gửi mẫu sản phẩm cho khách hàng, đối tác, nhà phân phối, đại lý hoặc văn phòng ở nước ngoài.

Hàng mẫu thường được gửi để giới thiệu sản phẩm, kiểm tra chất lượng, chào hàng, làm mẫu thử, đối chiếu trước khi ký hợp đồng hoặc phục vụ quá trình đàm phán đơn hàng quốc tế. Khác với hàng hóa bán lẻ thông thường, hàng mẫu có thể có số lượng ít nhưng lại đóng vai trò rất quan trọng trong việc mở rộng thị trường, tìm kiếm khách hàng và phát triển hoạt động kinh doanh quốc tế.

DHL Express là lựa chọn phù hợp với khách hàng cần gửi hàng mẫu đi nước ngoài nhanh, có mã vận đơn theo dõi và được tư vấn quy trình gửi hàng rõ ràng. Nếu bạn đang cần gửi sample, mẫu sản phẩm, catalogue hoặc hàng thử nghiệm cho đối tác quốc tế, có thể tham khảo dịch vụ DHL Express để được hỗ trợ báo giá, kiểm tra điều kiện gửi hàng và chuẩn bị chứng từ phù hợp.

Những ai thường cần gửi hàng mẫu đi nước ngoài?

Doanh nghiệp sản xuất

Các doanh nghiệp sản xuất thường cần gửi hàng mẫu cho khách hàng quốc tế để giới thiệu chất lượng sản phẩm trước khi nhận đơn hàng lớn. Hàng mẫu có thể là mẫu vải, mẫu bao bì, linh kiện, phụ kiện, sản phẩm thủ công, sản phẩm nhựa, sản phẩm cơ khí nhỏ, mẫu mỹ phẩm, mẫu thực phẩm đóng gói hoặc sản phẩm tiêu dùng.

Với nhóm khách hàng này, thời gian vận chuyển và cách khai báo hàng hóa rất quan trọng, vì đối tác nước ngoài thường cần nhận mẫu đúng thời hạn để đánh giá, phản hồi và ra quyết định đặt hàng.

Công ty thương mại, xuất nhập khẩu

Các công ty thương mại thường gửi hàng mẫu cho đối tác để chào hàng, báo giá hoặc kiểm tra trước khi ký hợp đồng. Hàng mẫu có thể là sản phẩm hoàn chỉnh, bộ mẫu chất liệu, mẫu màu, catalogue, phụ kiện hoặc sản phẩm thử nghiệm.

Khi gửi hàng mẫu cho đối tác quốc tế, doanh nghiệp cần chuẩn bị thông tin người nhận, mô tả hàng hóa, giá trị khai báo, invoice và các chứng từ cần thiết nếu hàng thuộc nhóm đặc biệt.

Shop online và người bán hàng quốc tế

Các shop online bán hàng xuyên biên giới đôi khi cần gửi sample cho khách hàng, đại lý hoặc người nhập hàng tại nước ngoài. Các mặt hàng thường gửi gồm quần áo, phụ kiện, túi xách, đồ handmade, đồ trang trí, sản phẩm thời trang, sản phẩm thử nghiệm hoặc mẫu đóng gói.

Với nhóm này, việc gửi nhanh và có tracking giúp khách hàng quốc tế dễ theo dõi, đồng thời tạo sự chuyên nghiệp trong quá trình kinh doanh.

Cá nhân hoặc nhóm khởi nghiệp

Nhiều cá nhân, nhóm khởi nghiệp hoặc thương hiệu mới cũng có nhu cầu gửi hàng mẫu cho nhà đầu tư, đối tác, nhà phân phối hoặc người kiểm định sản phẩm tại nước ngoài. Dù số lượng hàng mẫu không lớn, người gửi vẫn cần chuẩn bị đúng thông tin và khai báo rõ ràng để hạn chế phát sinh trong quá trình vận chuyển.

Gửi hàng mẫu đi nước ngoài qua DHL Express phù hợp với loại hàng nào?

Tùy theo quy định vận chuyển và quy định nhập khẩu của từng quốc gia, khách hàng có thể gửi nhiều nhóm hàng mẫu khác nhau, ví dụ:

• Mẫu vải, mẫu da, mẫu chất liệu.

• Mẫu quần áo, phụ kiện thời trang.

• Mẫu bao bì, nhãn mác, tem, catalogue.

• Mẫu sản phẩm nhựa, cao su, kim loại.

• Mẫu linh kiện, phụ kiện kỹ thuật.

• Mẫu đồ thủ công, đồ trang trí.

• Mẫu sản phẩm tiêu dùng.

• Mẫu hàng handmade.

• Mẫu catalogue, brochure, tài liệu giới thiệu sản phẩm.

• Mẫu sản phẩm thương mại số lượng nhỏ.

• Hàng thử nghiệm gửi cho đối tác kiểm tra.

Tuy nhiên, không phải hàng mẫu nào cũng có thể gửi ngay. Một số nhóm hàng cần kiểm tra kỹ trước khi gửi như thực phẩm, mỹ phẩm, thuốc, thực phẩm chức năng, chất lỏng, bột, hàng có pin, hàng điện tử, hàng thương hiệu, hàng giá trị cao hoặc hàng cần giấy phép chuyên ngành.

Những mặt hàng mẫu cần kiểm tra kỹ trước khi gửi

Hàng mẫu thực phẩm

Hàng mẫu thực phẩm như trà, cà phê, bánh kẹo, thực phẩm khô, gia vị, sản phẩm đóng gói hoặc sản phẩm dùng thử cần kiểm tra kỹ điều kiện nhập khẩu tại nước nhận. Một số quốc gia có quy định rất chặt về thành phần, nhãn mác, hạn sử dụng, nguồn gốc và kiểm dịch.

Trước khi gửi, khách hàng nên cung cấp rõ tên hàng, thành phần, tình trạng đóng gói, hạn sử dụng, số lượng và mục đích gửi mẫu để được tư vấn.

Hàng mẫu mỹ phẩm

Mỹ phẩm mẫu như kem, serum, dầu gội, sữa rửa mặt, nước hoa, gel hoặc sản phẩm dạng lỏng cần kiểm tra điều kiện vận chuyển hàng không và quy định nhập khẩu. Một số sản phẩm có thể cần thông tin thành phần, nhãn mác hoặc chứng từ bổ sung.

Hàng mẫu thuốc, thực phẩm chức năng

Thuốc, dược phẩm và thực phẩm chức năng là nhóm hàng nhạy cảm, không nên tự gửi khi chưa được kiểm tra điều kiện. Những mặt hàng này có thể cần giấy phép, đơn thuốc, nhãn sản phẩm, thành phần hoặc chứng nhận phù hợp tùy theo nước nhận.

Hàng mẫu điện tử và hàng có pin

Thiết bị điện tử, phụ kiện điện tử, pin lithium, pin rời, thiết bị có pin hoặc sản phẩm thử nghiệm có nguồn điện cần được kiểm tra trước khi gửi. Một số loại pin có thể bị hạn chế hoặc cần khai báo đặc biệt trong quá trình vận chuyển.

Hàng mẫu có thương hiệu hoặc giá trị cao

Hàng mẫu có logo thương hiệu nổi tiếng, hàng mới nguyên hộp, hàng giá trị cao hoặc hàng dễ bị nghi ngờ là hàng thương mại số lượng lớn cần có thông tin khai báo rõ ràng. Nếu có hóa đơn, chứng từ nguồn gốc hoặc giấy giới thiệu sản phẩm, khách hàng nên chuẩn bị sẵn để hỗ trợ khi cần.

Gửi hàng mẫu đi nước ngoài cần chuẩn bị giấy tờ gì?

Thông tin người gửi và người nhận

Người gửi cần chuẩn bị đầy đủ thông tin người gửi và người nhận, bao gồm:

• Họ tên hoặc tên công ty người gửi.

• Số điện thoại người gửi.

• Địa chỉ gửi hàng hoặc địa chỉ lấy hàng.

• Email nếu có.

• Tên người nhận hoặc tên công ty nhận hàng.

• Số điện thoại người nhận tại nước ngoài.

• Email người nhận nếu có.

• Địa chỉ nhận hàng đầy đủ.

• Thành phố, bang/tỉnh/khu vực.

• Mã bưu chính/postal code/zip code.

• Quốc gia nhận hàng.

Với hàng mẫu gửi đến công ty, nên ghi rõ tên phòng ban, người phụ trách, số tầng, số phòng, mã tham chiếu hoặc thông tin bộ phận mua hàng nếu có.

Commercial Invoice cho hàng mẫu

Khi gửi hàng mẫu đi nước ngoài, invoice thường là chứng từ quan trọng để phục vụ khai báo và thông quan. Dù là hàng mẫu, người gửi vẫn cần mô tả rõ tên hàng, số lượng, giá trị khai báo, mục đích gửi và thông tin người nhận.

Trên invoice có thể ghi rõ mục đích như:

• Sample for evaluation.

• Product sample, not for resale.

• Commercial sample.

• Sample for testing.

• Sample for business reference.

Việc ghi rõ mục đích hàng mẫu giúp bên nhận và cơ quan kiểm tra hiểu đây là lô hàng phục vụ đánh giá, thử nghiệm hoặc chào hàng, không phải đơn hàng bán lẻ thông thường. Tuy nhiên, giá trị khai báo vẫn cần hợp lý và phù hợp với thực tế.

Packing List nếu có nhiều loại mẫu

Nếu lô hàng có nhiều loại mẫu khác nhau, khách hàng nên chuẩn bị danh sách hàng hóa hoặc packing list. Nội dung nên thể hiện rõ từng loại hàng, số lượng, chất liệu, trọng lượng hoặc mã mẫu nếu có. Điều này giúp quá trình kiểm tra, đối chiếu và thông quan thuận lợi hơn.

Chứng từ bổ sung nếu hàng đặc biệt

Với một số mặt hàng đặc biệt như thực phẩm, mỹ phẩm, thuốc, sản phẩm hóa chất, sản phẩm điện tử, hàng có pin hoặc hàng cần kiểm định, có thể cần chứng từ bổ sung tùy theo quốc gia nhận. Vì vậy, khách hàng nên liên hệ tư vấn trước khi gửi để tránh bị giữ hàng hoặc hoàn hàng.

Cách đóng gói hàng mẫu gửi đi nước ngoài

Đóng gói hàng mẫu cần đảm bảo an toàn, gọn gàng và phù hợp với tính chất sản phẩm. Hàng mẫu thường được gửi cho đối tác để đánh giá chất lượng, vì vậy hình thức đóng gói cũng ảnh hưởng đến sự chuyên nghiệp của người gửi.

Đóng gói chắc chắn, gọn gàng

Thùng hàng nên chắc chắn, vừa với kích thước sản phẩm. Không nên dùng thùng quá lớn so với hàng bên trong vì có thể làm tăng trọng lượng quy đổi và khiến cước phí cao hơn.

Bảo vệ mẫu sản phẩm

Với sản phẩm dễ vỡ, dễ trầy xước hoặc dễ móp méo, nên bọc từng sản phẩm bằng xốp, túi khí, giấy chèn hoặc vật liệu chống sốc phù hợp. Nếu là mẫu vải, mẫu giấy, catalogue hoặc tài liệu, nên dùng túi chống ẩm hoặc bao bì cứng để tránh nhàu nát.

Phân loại mẫu rõ ràng

Nếu gửi nhiều mẫu khác nhau, nên phân loại và ghi chú bên trong. Ví dụ: Sample A, Sample B, Color Set 01, Fabric Sample 02 hoặc Product Code. Cách làm này giúp đối tác dễ kiểm tra và đánh giá khi nhận hàng.

Không để hàng di chuyển trong thùng

Khoảng trống bên trong thùng nên được chèn kỹ để hàng không bị xô lệch. Điều này đặc biệt quan trọng với hàng mẫu có giá trị, hàng dễ vỡ hoặc sản phẩm cần giữ nguyên hình thức khi đến tay đối tác.

Cách tính cước gửi hàng mẫu đi nước ngoài qua DHL Express

Cước gửi hàng mẫu đi nước ngoài qua DHL Express phụ thuộc vào loại hàng, trọng lượng, kích thước, quốc gia nhận, địa chỉ nhận, dịch vụ sử dụng và phụ phí nếu có.

Thông thường, cước được tính theo trọng lượng tính cước. Đây là mức cao hơn giữa trọng lượng thực tế và trọng lượng quy đổi theo thể tích.

Công thức tham khảo:

Trọng lượng quy đổi = Dài x Rộng x Cao / 5000

Trong đó, dài, rộng, cao được tính bằng centimet.

Ví dụ, một kiện hàng mẫu có kích thước 50cm x 40cm x 30cm:

50 x 40 x 30 / 5000 = 12kg

Nếu kiện hàng cân thực tế 8kg nhưng trọng lượng quy đổi là 12kg, cước vận chuyển có thể được tính theo 12kg.

Để nhận báo giá chính xác, khách hàng nên cung cấp:

• Hàng mẫu cụ thể là gì?

• Gửi đến quốc gia nào?

• Thành phố và mã bưu chính là gì?

• Trọng lượng sau đóng gói bao nhiêu kg?

• Kích thước thùng hàng dài, rộng, cao bao nhiêu cm?

• Hàng mẫu gửi cho cá nhân hay công ty?

• Có invoice hoặc packing list chưa?

• Hàng có thuộc nhóm đặc biệt như thực phẩm, mỹ phẩm, pin, điện tử hay không?

Gửi hàng mẫu đi nước ngoài mất bao lâu?

Thời gian gửi hàng mẫu đi nước ngoài qua DHL Express phụ thuộc vào quốc gia nhận, thành phố nhận, loại hàng, thời điểm gửi, lịch vận chuyển, quá trình kiểm tra và thông quan tại nước đến. Các tuyến phổ biến thường được khách hàng gửi hàng mẫu gồm Mỹ, Úc, Canada, Đức, Anh, Pháp, Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore, Đài Loan, Malaysia, Thái Lan và nhiều nước châu Âu.

Một số yếu tố có thể ảnh hưởng đến thời gian giao hàng:

• Hàng cần kiểm tra hải quan.

• Thiếu invoice hoặc mô tả hàng hóa chưa rõ.

• Sai thông tin người nhận.

• Thiếu mã bưu chính.

• Người nhận không nghe máy hoặc không có mặt khi giao.

• Hàng cần bổ sung chứng từ.

• Thời điểm cao điểm vận chuyển hoặc ngày lễ tại nước nhận.

Nếu hàng mẫu cần gửi gấp để kịp lịch họp, triển lãm, đàm phán hoặc kiểm tra chất lượng, khách hàng nên liên hệ tư vấn sớm để được kiểm tra tuyến gửi và thời gian dự kiến.

Quy trình gửi hàng mẫu đi nước ngoài qua DHL Express

Bước 1: Liên hệ tư vấn

Khách hàng liên hệ hotline, email hoặc văn phòng gần nhất để cung cấp thông tin hàng mẫu, quốc gia nhận, địa chỉ nhận, trọng lượng và kích thước kiện hàng.

Bước 2: Kiểm tra điều kiện gửi hàng

Nhân viên tư vấn sẽ hỗ trợ kiểm tra hàng mẫu có thuộc nhóm cấm, hạn chế hoặc cần chứng từ bổ sung khi gửi đi nước ngoài hay không.

Bước 3: Chuẩn bị invoice và thông tin khai báo

Khách hàng chuẩn bị mô tả hàng hóa, số lượng, giá trị khai báo, mục đích gửi mẫu và invoice nếu cần. Với hàng nhiều loại, nên có packing list để dễ đối chiếu.

Bước 4: Nhận báo giá

Sau khi có thông tin lô hàng, khách hàng sẽ được báo giá cước gửi hàng mẫu đi nước ngoài qua DHL Express, thời gian dự kiến và các lưu ý nếu có.

Bước 5: Đóng gói hàng mẫu

Khách hàng đóng gói hàng theo hướng dẫn. Với hàng dễ vỡ, hàng có giá trị, hàng mẫu cần giữ hình thức hoặc hàng nhiều mã mẫu, nên đóng gói và phân loại rõ ràng.

Bước 6: Tạo vận đơn

Lô hàng được tạo vận đơn với đầy đủ thông tin người gửi, người nhận, mô tả hàng hóa, trọng lượng, số kiện và địa chỉ giao hàng tại nước ngoài.

Bước 7: Theo dõi tracking

Sau khi gửi, khách hàng giữ lại mã vận đơn để theo dõi hành trình. Có thể gửi mã tracking cho đối tác ở nước ngoài để cùng kiểm tra trạng thái giao hàng.

Bước 8: Xác nhận giao thành công

Khi vận đơn hiển thị giao thành công, người gửi nên xác nhận lại với đối tác, đặc biệt nếu hàng mẫu phục vụ báo giá, ký hợp đồng, đánh giá chất lượng hoặc tham gia triển lãm.

Lưu ý về thuế và hải quan khi gửi hàng mẫu

Nhiều khách hàng nghĩ rằng hàng mẫu không có giá trị thương mại nên sẽ không cần khai báo hoặc không phát sinh thuế. Tuy nhiên, trên thực tế, hàng mẫu vẫn cần được khai báo rõ ràng và có thể phát sinh thuế, phí hoặc yêu cầu bổ sung thông tin tùy theo quốc gia nhận, loại hàng và giá trị khai báo.

Người gửi nên lưu ý:

• Khai báo đúng tên hàng.

• Ghi rõ mục đích gửi mẫu nếu phù hợp.

• Khai báo giá trị hợp lý.

• Chuẩn bị invoice nếu là hàng mẫu có giá trị.

• Kiểm tra trước với thực phẩm, mỹ phẩm, thuốc, pin, điện tử, hàng thương hiệu.

• Trao đổi trước với người nhận về khả năng phát sinh thuế hoặc phí tại nước nhận.

• Theo dõi vận đơn thường xuyên sau khi gửi.

Không nên khai sai tên hàng hoặc ghi giá trị quá thấp so với thực tế vì có thể khiến lô hàng bị kiểm tra kỹ hơn hoặc cần bổ sung chứng từ.

Những lỗi thường gặp khi gửi hàng mẫu đi nước ngoài

Một số lỗi khách hàng thường gặp khi gửi hàng mẫu quốc tế gồm:

• Ghi tên hàng quá chung chung.

• Không ghi rõ mục đích gửi mẫu.

• Thiếu invoice cho hàng mẫu.

• Không có packing list khi gửi nhiều loại mẫu.

• Khai giá trị hàng không phù hợp.

• Ghi sai địa chỉ người nhận.

• Thiếu mã bưu chính.

• Không kiểm tra hàng hạn chế trước khi gửi.

• Đóng gói sơ sài khiến hàng mẫu hư hỏng.

• Không phân loại mẫu rõ ràng.

• Không theo dõi tracking sau khi gửi.

• Không trao đổi trước với đối tác về thuế nhập khẩu nếu có.

Chuẩn bị kỹ ngay từ đầu sẽ giúp lô hàng mẫu được xử lý thuận lợi hơn, chuyên nghiệp hơn và hạn chế phát sinh không cần thiết.

Thông tin liên hệ DHL-VNPT Express Ltd

Khách hàng cần tư vấn gửi hàng mẫu đi nước ngoài qua DHL Express, báo giá cước, kiểm tra hàng hóa, chuẩn bị invoice, đóng gói hoặc hỗ trợ gửi hàng mẫu cho đối tác quốc tế có thể liên hệ:

Tên doanh nghiệp: DHL-VNPT Express Ltd
Mã số thuế: 0304680974
Hotline: 1800-1530
Email CSKH: CSKH@Chuyenphat-DHL.com
Website: https://www.chuyenphat-dhl.com/

Văn phòng Hà Nội

Địa chỉ: Kiot 79 Chợ Thương Mại Trung Văn, Nam Từ Liêm, Hà Nội
Số điện thoại: 082.974.9777 - 094.319.9918 - 082.974.6777

Văn phòng TP. Hồ Chí Minh

Địa chỉ: 110/47/14 Đường số 30, Phường 6, Gò Vấp, TP HCM
Số điện thoại: 082.974.8777 - 094.319.9918 - 082.974.1777

Văn phòng Đà Nẵng

Địa chỉ: Số 41, Đường 3/2, Hải Châu, Đà Nẵng
Số điện thoại: 082.974.1777 - 082.974.2777 - 082.974.8777

Câu hỏi thường gặp về gửi hàng mẫu đi nước ngoài qua DHL Express

Gửi hàng mẫu đi nước ngoài qua DHL Express có cần invoice không?

Thông thường, hàng mẫu vẫn cần invoice hoặc thông tin khai báo để phục vụ quá trình vận chuyển và thông quan. Trên invoice nên mô tả rõ tên hàng, số lượng, giá trị và mục đích gửi mẫu.

Hàng mẫu không bán có cần khai giá trị không?

Có. Dù không bán, hàng mẫu vẫn nên có giá trị khai báo hợp lý để phục vụ hải quan và xử lý vận chuyển. Không nên khai giá trị quá thấp so với thực tế.

Gửi sample cho đối tác nước ngoài mất bao lâu?

Thời gian vận chuyển phụ thuộc vào quốc gia nhận, thành phố nhận, loại hàng, thời điểm gửi và quá trình thông quan. Khách hàng nên liên hệ trước để được tư vấn thời gian dự kiến theo từng tuyến.

Gửi hàng mẫu thực phẩm, mỹ phẩm có được không?

Thực phẩm, mỹ phẩm, thuốc, thực phẩm chức năng, chất lỏng và bột là nhóm hàng cần kiểm tra kỹ trước khi gửi. Khách hàng nên cung cấp rõ tên hàng, thành phần, nhãn mác, số lượng và mục đích gửi để được tư vấn.

Có thể theo dõi hàng mẫu sau khi gửi không?

Có. Sau khi tạo vận đơn, khách hàng sẽ có mã tracking để theo dõi hành trình lô hàng cho đến khi giao thành công.

Kết luận

Gửi hàng mẫu đi nước ngoài qua DHL Express là giải pháp phù hợp cho cá nhân, shop online, doanh nghiệp sản xuất, công ty thương mại và đơn vị xuất nhập khẩu cần gửi sample, mẫu sản phẩm, catalogue, hàng thử nghiệm hoặc hàng chào mẫu cho đối tác quốc tế. Để quá trình gửi hàng thuận lợi, khách hàng nên chuẩn bị đầy đủ thông tin người nhận, mô tả hàng hóa rõ ràng, invoice phù hợp, đóng gói chắc chắn và giữ lại mã vận đơn để theo dõi.

Nếu bạn đang cần gửi hàng mẫu đi Mỹ, Úc, Canada, châu Âu, Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore hoặc các quốc gia khác, hãy liên hệ DHL-VNPT Express Ltd để được tư vấn chi tiết về cước phí, thủ tục, thời gian vận chuyển và điều kiện gửi hàng trước khi gửi.