Khai báo hải quan khi gửi hàng DHL quốc tế

Khai báo hải quan khi gửi hàng DHL quốc tế là quá trình cung cấp thông tin về lô hàng cho cơ quan hải quan khi hàng hóa được xuất khẩu từ Việt Nam và nhập khẩu vào quốc gia nhận. Đây là bước quan trọng trong vận chuyển quốc tế, đặc biệt với hàng hóa không phải tài liệu như hàng mẫu, hàng thương mại, quà tặng, hàng cá nhân, mỹ phẩm, thực phẩm, thiết bị điện tử, hàng có pin hoặc hàng giá trị cao.

Khai báo hải quan giúp cơ quan chức năng xác định lô hàng là gì, số lượng bao nhiêu, giá trị thế nào, xuất xứ từ đâu, có thuộc nhóm hàng cấm/hạn chế không, có cần giấy phép hay chứng từ bổ sung không, có phát sinh thuế nhập khẩu hoặc phí xử lý tại nước nhận hay không.

Nếu khai báo đầy đủ, rõ ràng và đúng thực tế, quá trình gửi hàng quốc tế qua DHL Express sẽ thuận lợi hơn. Ngược lại, nếu khai báo sai, thiếu thông tin hoặc ghi tên hàng quá chung chung, lô hàng có thể bị chậm thông quan, yêu cầu bổ sung giấy tờ, phát sinh phí lưu kho, bị hoàn về hoặc bị xử lý theo quy định của nước nhận.

Nếu bạn đang cần gửi hàng quốc tế và chưa rõ cách khai báo hải quan, có thể tham khảo dịch vụ DHL Express để được hỗ trợ kiểm tra hàng hóa, chuẩn bị invoice, tư vấn chứng từ và hướng dẫn quy trình gửi phù hợp.

Vì sao khai báo hải quan rất quan trọng khi gửi DHL quốc tế?

Giúp hải quan xác định đúng loại hàng

Mỗi mặt hàng khi gửi quốc tế cần được mô tả rõ ràng. Hải quan không chỉ cần biết đó là “quà tặng” hay “hàng mẫu”, mà cần biết bên trong cụ thể là gì. Ví dụ: áo thun cotton, sách học tiếng Anh, linh kiện nhựa, serum dưỡng da, trà túi lọc, laptop có pin lithium hoặc hàng mẫu vải.

Mô tả hàng càng rõ thì quá trình kiểm tra càng thuận lợi. Nếu chỉ ghi chung chung như “đồ cá nhân”, “phụ kiện”, “mỹ phẩm”, “thực phẩm”, “hàng mẫu”, lô hàng có thể bị kiểm tra kỹ hơn.

Giúp xác định thuế và phí nhập khẩu

Giá trị khai báo, loại hàng, mã HS nếu có, mục đích gửi và quốc gia nhận có thể ảnh hưởng đến thuế nhập khẩu, VAT/GST, phí xử lý hoặc các khoản phí liên quan tại nước đến. Không phải lô hàng nào cũng phát sinh thuế, nhưng người gửi và người nhận nên chuẩn bị trước khả năng này.

Giúp kiểm tra hàng cấm, hàng hạn chế

Một số mặt hàng như thực phẩm, mỹ phẩm, thuốc, thực phẩm chức năng, hàng có pin, chất lỏng, hàng điện tử, hàng thương hiệu hoặc hàng có nguồn gốc động thực vật có thể cần kiểm tra điều kiện trước khi gửi. Khai báo đúng giúp xác định hàng có gửi được không và cần chứng từ gì.

Hạn chế rủi ro chậm thông quan

Rất nhiều trường hợp hàng bị chậm không phải do vận chuyển, mà do thông tin khai báo thiếu hoặc không rõ. Nếu thiếu invoice, thiếu giá trị, thiếu mô tả hàng, thiếu mã bưu chính, sai thông tin người nhận hoặc hàng thuộc nhóm cần chứng từ, lô hàng có thể bị giữ lại để kiểm tra.

Gửi hàng DHL quốc tế cần khai báo những thông tin gì?

Thông tin người gửi

Người gửi cần cung cấp đầy đủ:

• Họ tên hoặc tên công ty.

• Địa chỉ gửi hàng.

• Số điện thoại.

• Email nếu có.

• Mã số thuế nếu gửi theo doanh nghiệp.

• Thông tin xuất hóa đơn nếu cần.

Nếu người gửi là doanh nghiệp, thông tin công ty cần khớp với chứng từ, invoice hoặc hồ sơ liên quan.

Thông tin người nhận

Thông tin người nhận cần chính xác để tránh giao sai hoặc chậm giao. Người gửi nên chuẩn bị:

• Họ tên người nhận.

• Tên công ty nếu giao đến doanh nghiệp.

• Số điện thoại tại nước nhận.

• Email nếu có.

• Địa chỉ nhận hàng đầy đủ.

• Số nhà, tên đường.

• Số căn hộ, tầng, phòng, tên tòa nhà nếu có.

• Thành phố.

• Bang/tỉnh/khu vực nếu có.

• Mã bưu chính/postal code/zip code.

• Quốc gia nhận hàng.

Mã bưu chính là thông tin rất quan trọng. Nếu thiếu hoặc sai mã bưu chính, hàng có thể bị chậm giao hoặc cần xác minh lại địa chỉ.

Mô tả hàng hóa

Mô tả hàng hóa là phần quan trọng nhất khi khai báo hải quan. Người gửi cần ghi rõ từng loại hàng, không nên ghi chung chung.

Ví dụ nên khai báo:

• Cotton T-shirt.

• Printed catalogue.

• Plastic product sample.

• Roasted coffee powder.

• Face cream.

• Smartphone with lithium battery installed.

• Handmade ceramic cup.

• Commercial invoice documents.

• Fabric sample for evaluation.

Không nên khai báo:

• Gift.

• Sample.

• Personal items.

• Accessories.

• Goods.

• Cosmetics.

• Food.

• Electronic items.

Nếu lô hàng có nhiều mặt hàng, nên liệt kê từng loại, số lượng và giá trị tương ứng.

Số lượng hàng hóa

Số lượng cần khớp với thực tế bên trong kiện hàng. Nếu gửi 10 áo, 5 catalogue, 3 hộp mỹ phẩm hoặc 2 thiết bị điện tử, cần ghi rõ từng dòng. Không nên ghi số lượng chung chung hoặc không khớp với hàng thực tế.

Trọng lượng và kích thước

Trọng lượng thực tế và kích thước kiện hàng ảnh hưởng đến cước vận chuyển và thông tin vận đơn. Người gửi nên cân hàng sau khi đóng gói và đo đầy đủ chiều dài, chiều rộng, chiều cao của thùng hàng.

Cước vận chuyển quốc tế thường có thể tính theo trọng lượng thực tế hoặc trọng lượng quy đổi theo thể tích, tùy mức nào cao hơn.

Công thức tham khảo:

Trọng lượng quy đổi = Dài x Rộng x Cao / 5000

Trong đó, dài, rộng, cao được tính bằng centimet.

Giá trị khai báo

Giá trị khai báo là thông tin hải quan dùng để đánh giá trị giá lô hàng, tính thuế/phí nếu có và kiểm tra tính hợp lý của hàng hóa. Người gửi nên khai báo trung thực, không nên ghi giá trị quá thấp so với thực tế.

Với hàng thương mại, giá trị khai báo nên dựa trên hóa đơn bán hàng. Với hàng mẫu, quà tặng hoặc hàng cá nhân, vẫn cần khai giá trị ước tính hợp lý.

Mục đích gửi hàng

Mục đích gửi hàng có thể là:

• Gift.

• Personal use.

• Commercial sale.

• Product sample.

• Sample for evaluation.

• Documents.

• Return goods.

• Repair and return.

• Exhibition sample.

Mục đích gửi giúp hải quan hiểu lô hàng được gửi vì lý do gì, đồng thời hỗ trợ quá trình kiểm tra chứng từ.

Xuất xứ hàng hóa

Xuất xứ hàng hóa là nơi sản phẩm được sản xuất hoặc có nguồn gốc. Với hàng thương mại hoặc hàng mẫu, thông tin xuất xứ có thể cần thiết để phục vụ phân loại, thuế, ưu đãi hoặc kiểm tra nhập khẩu.

Ví dụ: Made in Vietnam, Made in China, Made in Japan, Made in Korea.

Mã HS nếu có

Mã HS là mã phân loại hàng hóa dùng trong thương mại quốc tế. Với hàng thương mại, hàng mẫu, hàng xuất nhập khẩu hoặc hàng cần khai báo chi tiết, mã HS giúp hải quan phân loại hàng và xác định thuế, chính sách quản lý nếu có.

Nếu khách hàng chưa biết mã HS, nên cung cấp mô tả hàng thật chi tiết để được tư vấn hoặc tra cứu phù hợp. Không nên tự chọn mã HS khi chưa chắc chắn.

Commercial Invoice khi gửi DHL quốc tế là gì?

Commercial Invoice là chứng từ quan trọng khi gửi hàng quốc tế. Đây là tài liệu thể hiện thông tin người gửi, người nhận, mô tả hàng hóa, số lượng, giá trị, đơn vị tiền tệ, xuất xứ, mục đích gửi và các thông tin phục vụ khai báo hải quan.

Commercial Invoice thường cần với các lô hàng là hàng hóa, bao gồm:

• Hàng mẫu.

• Hàng thương mại.

• Quà tặng.

• Hàng cá nhân có giá trị.

• Mỹ phẩm.

• Thực phẩm.

• Thiết bị điện tử.

• Hàng có pin.

• Hàng cần khai báo hải quan.

• Hàng gửi cho công ty hoặc đối tác.

Với tài liệu thuần túy như hợp đồng, giấy tờ, hồ sơ du học, chứng từ, một số trường hợp có thể không cần invoice thương mại như hàng hóa. Tuy nhiên, người gửi vẫn cần mô tả rõ loại tài liệu và thông tin người nhận.

Commercial Invoice cần có những nội dung nào?

Một invoice cơ bản khi gửi hàng quốc tế nên có:

• Tên và địa chỉ người gửi.

• Tên và địa chỉ người nhận.

• Số điện thoại và email nếu có.

• Mô tả hàng hóa chi tiết.

• Số lượng từng mặt hàng.

• Đơn giá từng mặt hàng.

• Tổng giá trị.

• Đơn vị tiền tệ.

• Trọng lượng nếu cần.

• Xuất xứ hàng hóa.

• Mục đích gửi.

• Điều kiện giao hàng nếu có.

• Chữ ký hoặc xác nhận của người gửi nếu cần.

Với hàng thương mại, invoice cần rõ ràng và khớp với thực tế. Với hàng mẫu, có thể ghi mục đích như “Sample for evaluation” hoặc “Product sample, not for resale” nếu phù hợp.

Những mặt hàng cần khai báo kỹ khi gửi DHL quốc tế

Hàng mẫu

Hàng mẫu cần khai báo rõ là sample gì, chất liệu, số lượng, giá trị và mục đích gửi. Không nên chỉ ghi “sample” vì hải quan không biết mẫu đó là mỹ phẩm, vải, linh kiện, nhựa, thực phẩm hay sản phẩm điện tử.

Mỹ phẩm

Mỹ phẩm cần khai báo rõ tên sản phẩm, dạng sản phẩm, dung tích, số lượng, giá trị và thành phần nếu cần. Nước hoa, aerosol, sơn móng tay, serum, toner hoặc sản phẩm chứa cồn cần kiểm tra kỹ trước khi gửi.

Thực phẩm

Thực phẩm cần khai báo rõ tên hàng, thành phần, nhãn mác, hạn sử dụng, dạng sản phẩm và mục đích gửi. Hàng homemade, hàng không nhãn mác, thực phẩm có nguồn gốc động vật hoặc thực phẩm cần bảo quản lạnh cần kiểm tra kỹ.

Hàng có pin

Hàng có pin cần khai báo rõ loại thiết bị, pin lắp trong máy hay pin rời, số lượng pin và tình trạng pin. Pin lithium, sạc dự phòng, battery pack hoặc thiết bị điện tử có pin cần kiểm tra điều kiện vận chuyển trước khi gửi.

Hàng thương hiệu

Hàng có thương hiệu cần khai báo rõ tên sản phẩm, nhãn hiệu, giá trị và chứng từ nếu có. Hàng giả, hàng nhái hoặc hàng vi phạm sở hữu trí tuệ có thể bị từ chối hoặc xử lý theo quy định.

Thuốc và thực phẩm chức năng

Thuốc, vitamin, viên uống, thực phẩm chức năng hoặc sản phẩm hỗ trợ sức khỏe cần khai báo rõ tên hàng, thành phần, số lượng và mục đích sử dụng. Một số quốc gia có thể yêu cầu giấy phép hoặc chứng từ bổ sung.

Cách khai báo giá trị hàng hóa đúng

Giá trị khai báo nên phản ánh giá trị thực tế hoặc giá trị hợp lý của hàng hóa. Với hàng thương mại, nên dựa trên giá bán hoặc hóa đơn. Với hàng mẫu, có thể khai theo giá trị mẫu phù hợp. Với quà tặng, vẫn nên khai giá trị ước tính.

Không nên khai giá trị quá thấp để tránh thuế, vì hải quan có thể yêu cầu chứng minh giá trị, kiểm tra lại hoặc điều chỉnh theo quy định. Ngược lại, khai giá trị quá cao cũng có thể làm tăng khả năng phát sinh thuế/phí tại nước nhận.

Người gửi nên trao đổi trước với người nhận về khả năng phát sinh thuế nhập khẩu, VAT/GST hoặc phí xử lý tại nước đến, đặc biệt với hàng thương mại, hàng giá trị cao hoặc hàng gửi số lượng nhiều.

Khai báo hải quan có giống nhau ở mọi quốc gia không?

Không. Mỗi quốc gia có quy định nhập khẩu, thuế, hải quan và chứng từ khác nhau. Cùng một mặt hàng có thể gửi được đến nước này nhưng cần giấy tờ bổ sung hoặc bị hạn chế ở nước khác.

Ví dụ:

• Mỹ kiểm soát chặt thực phẩm, thuốc, mỹ phẩm, hàng thương mại và hàng có pin.

• Úc có quy định kiểm dịch nghiêm ngặt với thực phẩm, thực vật, gỗ, da, hạt và sản phẩm có nguồn gốc tự nhiên.

• Canada cần thông tin postal code, giá trị khai báo và mô tả hàng rõ ràng.

• Châu Âu có thể phát sinh VAT, thuế nhập khẩu và yêu cầu chứng từ với hàng thương mại.

• Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore có quy định riêng với thực phẩm, thuốc, mỹ phẩm, chất lỏng và hàng có pin.

Vì vậy, trước khi gửi hàng quốc tế, khách hàng nên kiểm tra theo từng quốc gia nhận cụ thể.

Quy trình khai báo hải quan khi gửi DHL quốc tế

Bước 1: Xác định loại hàng cần gửi

Trước tiên, khách hàng cần xác định hàng gửi là tài liệu hay hàng hóa. Nếu là hàng hóa, cần mô tả rõ từng loại hàng, số lượng, trọng lượng, giá trị và mục đích gửi.

Bước 2: Kiểm tra hàng cấm, hàng hạn chế

Trước khi tạo vận đơn, cần kiểm tra hàng có thuộc nhóm cấm, hạn chế hoặc cần chứng từ bổ sung không. Các nhóm cần chú ý gồm thực phẩm, mỹ phẩm, thuốc, pin, chất lỏng, hàng điện tử, hàng thương hiệu và hàng giá trị cao.

Bước 3: Chuẩn bị thông tin người gửi, người nhận

Thông tin người gửi và người nhận cần đầy đủ, chính xác, đặc biệt là số điện thoại, địa chỉ nhận và mã bưu chính của nước nhận.

Bước 4: Chuẩn bị Commercial Invoice

Nếu là hàng hóa, khách hàng cần chuẩn bị invoice với mô tả hàng chi tiết, số lượng, giá trị, xuất xứ và mục đích gửi. Với hàng nhiều loại, nên liệt kê từng dòng để dễ kiểm tra.

Bước 5: Chuẩn bị chứng từ bổ sung nếu cần

Một số lô hàng có thể cần thêm packing list, bảng thành phần, MSDS, UN38.3, giấy chứng nhận, giấy phép, hóa đơn mua hàng hoặc chứng từ nguồn gốc tùy theo loại hàng và quốc gia nhận.

Bước 6: Đóng gói và tạo vận đơn

Sau khi hàng đủ điều kiện gửi, khách hàng đóng gói theo hướng dẫn, cung cấp trọng lượng/kích thước sau đóng gói và tạo vận đơn DHL Express.

Bước 7: Theo dõi thông quan và tracking

Sau khi gửi, khách hàng giữ mã vận đơn để theo dõi. Nếu hải quan yêu cầu bổ sung thông tin, người gửi hoặc người nhận cần phối hợp cung cấp kịp thời để tránh chậm thông quan.

Những lỗi thường gặp khi khai báo hải quan

Một số lỗi phổ biến gồm:

• Ghi tên hàng quá chung chung.

• Khai sai số lượng hàng hóa.

• Khai giá trị quá thấp hoặc không hợp lý.

• Không chuẩn bị invoice cho hàng hóa.

• Không ghi rõ mục đích gửi hàng.

• Thiếu mã bưu chính người nhận.

• Ghi sai quốc gia hoặc thành phố.

• Không khai báo hàng có pin.

• Không khai báo chất lỏng, mỹ phẩm, thực phẩm.

• Không kiểm tra hàng hạn chế trước khi gửi.

• Invoice không khớp với hàng thực tế.

• Không có chứng từ bổ sung khi hải quan yêu cầu.

• Không theo dõi tracking sau khi gửi.

Chuẩn bị kỹ thông tin ngay từ đầu sẽ giúp quá trình gửi hàng DHL quốc tế thuận lợi hơn.

Mẹo giúp khai báo hải quan DHL quốc tế thuận lợi hơn

Để hạn chế rủi ro khi gửi hàng quốc tế, khách hàng nên:

• Mô tả hàng hóa cụ thể bằng tiếng Anh nếu có thể.

• Không dùng từ chung chung như “goods”, “gift”, “sample”.

• Liệt kê từng mặt hàng nếu có nhiều loại.

• Khai giá trị hợp lý.

• Chuẩn bị invoice rõ ràng.

• Kiểm tra hàng cấm, hàng hạn chế trước khi gửi.

• Chuẩn bị hình ảnh sản phẩm nếu cần tư vấn.

• Ghi đúng mã bưu chính người nhận.

• Trao đổi trước với người nhận về thuế/phí nếu có.

• Theo dõi vận đơn thường xuyên sau khi gửi.

Thông tin liên hệ DHL-VNPT Express Ltd

Khách hàng cần tư vấn khai báo hải quan khi gửi hàng DHL quốc tế, kiểm tra hàng cấm/hạn chế, chuẩn bị invoice, báo giá cước, đóng gói hoặc hỗ trợ gửi hàng quốc tế có thể liên hệ:

Tên doanh nghiệp: DHL-VNPT Express Ltd
Mã số thuế: 0304680974
Hotline: 1800-1530
Email CSKH: CSKH@Chuyenphat-DHL.com
Website: https://www.chuyenphat-dhl.com/

Văn phòng Hà Nội

Địa chỉ: Kiot 79 Chợ Thương Mại Trung Văn, Nam Từ Liêm, Hà Nội
Số điện thoại: 082.974.9777 - 094.319.9918 - 082.974.6777

Văn phòng TP. Hồ Chí Minh

Địa chỉ: 110/47/14 Đường số 30, Phường 6, Gò Vấp, TP HCM
Số điện thoại: 082.974.8777 - 094.319.9918 - 082.974.1777

Văn phòng Đà Nẵng

Địa chỉ: Số 41, Đường 3/2, Hải Châu, Đà Nẵng
Số điện thoại: 082.974.1777 - 082.974.2777 - 082.974.8777

Câu hỏi thường gặp về khai báo hải quan khi gửi DHL quốc tế

Gửi hàng DHL quốc tế có cần khai báo hải quan không?

Có. Hàng hóa gửi quốc tế thường cần khai báo hải quan. Tùy loại hàng, khách hàng có thể cần invoice, mô tả hàng, giá trị khai báo, xuất xứ và chứng từ bổ sung nếu cần.

Gửi tài liệu có cần invoice không?

Với tài liệu thuần túy như hợp đồng, hồ sơ, giấy tờ, chứng từ, một số trường hợp có thể không cần commercial invoice như hàng hóa. Tuy nhiên, vẫn cần mô tả rõ loại tài liệu và thông tin người nhận.

Hàng mẫu có cần khai giá trị không?

Có. Dù là hàng mẫu, lô hàng vẫn nên có giá trị khai báo hợp lý. Không nên khai giá trị bằng 0 hoặc quá thấp so với thực tế.

Khai sai tên hàng có sao không?

Có thể gây chậm thông quan, yêu cầu bổ sung chứng từ, bị giữ hàng, hoàn hàng hoặc xử lý theo quy định. Người gửi nên khai đúng và rõ tên hàng ngay từ đầu.

Ai trả thuế nhập khẩu khi gửi hàng DHL quốc tế?

Tùy từng lô hàng, điều kiện gửi và quy định nước nhận, thuế/phí nhập khẩu có thể do người nhận hoặc bên liên quan thanh toán. Người gửi nên trao đổi trước với người nhận để tránh phát sinh bất ngờ.

Kết luận

Khai báo hải quan khi gửi hàng DHL quốc tế là bước quan trọng giúp lô hàng được xử lý đúng, nhanh và hạn chế rủi ro trong quá trình vận chuyển. Người gửi cần mô tả hàng hóa rõ ràng, khai giá trị hợp lý, chuẩn bị invoice, kiểm tra hàng cấm/hạn chế và cung cấp đầy đủ thông tin người nhận.

Nếu bạn cần gửi hàng đi Mỹ, Úc, Canada, châu Âu, Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore hoặc các quốc gia khác nhưng chưa rõ cách khai báo hải quan, hãy liên hệ DHL-VNPT Express Ltd để được tư vấn chi tiết về chứng từ, cước phí, đóng gói và điều kiện gửi trước khi vận chuyển.