Cách gửi hàng quốc tế qua DHL Express từ A-Z

Nhu cầu gửi hàng quốc tế ngày càng phổ biến, không chỉ với doanh nghiệp xuất nhập khẩu mà còn với cá nhân, shop online, du học sinh, người lao động ở nước ngoài và các đơn vị kinh doanh xuyên biên giới. Trong số các dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế hiện nay, DHL Express là lựa chọn được nhiều khách hàng quan tâm nhờ tốc độ vận chuyển nhanh, hỗ trợ nhiều tuyến quốc gia, có mã vận đơn theo dõi và quy trình giao nhận chuyên nghiệp.

Tuy nhiên, với người gửi lần đầu, việc gửi hàng đi nước ngoài có thể khá phức tạp. Khách hàng thường không biết cần chuẩn bị giấy tờ gì, hàng của mình có gửi được không, cước phí tính như thế nào, đóng gói ra sao, có phát sinh thuế nhập khẩu không và làm thế nào để theo dõi hành trình đơn hàng.

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách gửi hàng quốc tế qua DHL Express từ A-Z, giúp bạn nắm rõ toàn bộ quy trình trước khi gửi tài liệu, hồ sơ, hàng mẫu, quà tặng, hàng cá nhân hoặc hàng thương mại đi nước ngoài.

Nếu bạn cần tư vấn nhanh về tuyến gửi, bảng giá, thủ tục hoặc điều kiện vận chuyển từng loại hàng, có thể tham khảo dịch vụ DHL Express để được hỗ trợ chi tiết.

1. Xác định loại hàng cần gửi

Bước đầu tiên khi gửi hàng quốc tế qua DHL Express là xác định rõ bạn đang gửi tài liệu hay hàng hóa. Hai nhóm này có quy trình chuẩn bị khác nhau.

Gửi tài liệu, hồ sơ, giấy tờ

Tài liệu thường là nhóm hàng dễ gửi hơn, thủ tục đơn giản hơn và ít yêu cầu chứng từ phức tạp. Một số loại tài liệu thường được gửi đi nước ngoài gồm:

• Hồ sơ du học.

• Hồ sơ visa.

• Hợp đồng.

• Chứng từ công ty.

• Bằng cấp, chứng chỉ.

• Giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, giấy tờ cá nhân.

• Tài liệu đấu thầu, hồ sơ pháp lý.

• Catalogue, brochure, tài liệu giới thiệu doanh nghiệp.

Với tài liệu quan trọng, người gửi nên đóng trong phong bì chắc chắn, có lớp chống ẩm nếu cần và ghi rõ thông tin người nhận.

Gửi hàng hóa

Hàng hóa có nhiều loại khác nhau và thường cần khai báo chi tiết hơn tài liệu. Các nhóm hàng phổ biến gồm:

• Hàng mẫu gửi cho đối tác.

• Quà tặng gửi người thân.

• Quần áo, giày dép, phụ kiện.

• Sách vở, đồ dùng cá nhân.

• Linh kiện, phụ kiện điện tử.

• Hàng thủ công, hàng lưu niệm.

• Hàng thương mại, hàng bán online.

• Sản phẩm công ty gửi cho khách hàng quốc tế.

Với hàng hóa, người gửi cần mô tả rõ tên hàng, số lượng, giá trị khai báo, mục đích gửi và kiểm tra xem mặt hàng có thuộc nhóm cấm hoặc hạn chế nhập khẩu tại nước nhận hay không.

2. Kiểm tra hàng có được phép gửi đi nước ngoài không

Không phải mặt hàng nào cũng có thể gửi qua DHL Express. Một số hàng hóa bị cấm vận chuyển, một số hàng bị hạn chế hoặc cần chứng từ bổ sung. Đây là bước rất quan trọng để tránh tình trạng hàng bị từ chối, giữ lại, hoàn về hoặc phát sinh chi phí xử lý.

Các nhóm hàng cần kiểm tra kỹ trước khi gửi gồm:

• Mỹ phẩm, nước hoa, kem, serum.

• Thực phẩm, bánh kẹo, trà, cà phê, đồ khô.

• Thuốc, dược phẩm, thực phẩm chức năng.

• Chất lỏng, gel, bột, hóa chất.

• Pin lithium, pin rời, thiết bị có pin.

• Điện thoại, laptop, tai nghe, đồng hồ thông minh.

• Hàng dễ vỡ như thủy tinh, gốm sứ.

• Hàng có thương hiệu nổi tiếng.

• Hàng giá trị cao.

• Sản phẩm từ gỗ, da, lông, động thực vật.

• Hàng cần kiểm định, giấy phép hoặc chứng nhận chuyên ngành.

Mỗi quốc gia có quy định nhập khẩu riêng. Ví dụ, gửi hàng đi Mỹ, Úc, Canada, Nhật Bản hoặc châu Âu có thể có yêu cầu khác nhau về thực phẩm, mỹ phẩm, thuốc, sản phẩm từ gỗ, hàng điện tử hoặc hàng thương mại. Vì vậy, trước khi gửi, bạn nên cung cấp thông tin hàng hóa cụ thể để được kiểm tra điều kiện vận chuyển.

3. Chuẩn bị thông tin người gửi và người nhận

Để tạo vận đơn quốc tế, thông tin người gửi và người nhận cần chính xác. Đây là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến việc giao hàng.

Thông tin người gửi cần có

Người gửi cần chuẩn bị:

• Họ tên hoặc tên công ty.

• Số điện thoại liên hệ.

• Địa chỉ lấy hàng hoặc địa chỉ gửi hàng.

• Email nếu có.

• Mã số thuế nếu gửi theo doanh nghiệp.

• Thông tin xuất hóa đơn nếu cần.

Thông tin người nhận cần có

Người nhận cần cung cấp:

• Họ tên người nhận.

• Tên công ty nếu giao đến doanh nghiệp.

• Số điện thoại tại nước nhận.

• Email nếu có.

• Địa chỉ nhận hàng đầy đủ.

• Thành phố, bang/tỉnh, quốc gia.

• Mã bưu chính/postal code/zip code.

Mã bưu chính là thông tin rất quan trọng khi gửi hàng quốc tế. Nếu thiếu hoặc sai mã bưu chính, hàng có thể bị chậm giao hoặc cần xác minh lại địa chỉ. Ngoài ra, số điện thoại người nhận cần hoạt động được tại nước sở tại để đơn vị giao hàng liên hệ khi cần.

4. Chuẩn bị giấy tờ và chứng từ cần thiết

Tùy vào loại hàng gửi, khách hàng cần chuẩn bị giấy tờ phù hợp.

Đối với tài liệu

Thông thường, tài liệu không yêu cầu nhiều chứng từ phức tạp. Người gửi cần chuẩn bị tài liệu cần gửi, thông tin người nhận và phong bì đóng gói. Tuy nhiên, nếu là giấy tờ quan trọng, nên kiểm tra kỹ số lượng bản gốc, bản sao, dấu công chứng hoặc yêu cầu từ bên nhận trước khi gửi.

Đối với hàng hóa cá nhân

Hàng cá nhân thường cần thông tin mô tả hàng hóa, số lượng và giá trị khai báo. Nếu là quà tặng hoặc đồ dùng cá nhân, người gửi vẫn cần khai báo rõ ràng để phục vụ quá trình vận chuyển và thông quan.

Đối với hàng thương mại

Hàng thương mại thường cần chứng từ rõ hơn, có thể bao gồm:

• Commercial Invoice.

• Packing List nếu có nhiều mặt hàng.

• Thông tin người bán, người mua.

• Giá trị khai báo.

• Mô tả hàng hóa bằng tiếng Anh nếu cần.

• Mã HS nếu được yêu cầu.

• Giấy phép hoặc chứng nhận chuyên ngành với hàng đặc biệt.

Thông tin trên chứng từ cần khớp với thực tế hàng hóa. Không nên khai sai tên hàng, sai giá trị hoặc ghi nội dung quá chung chung vì có thể làm chậm quá trình xử lý.

5. Đóng gói hàng hóa đúng cách

Đóng gói là bước quan trọng trong cách gửi hàng quốc tế qua DHL Express. Hàng hóa đi quốc tế thường qua nhiều khâu vận chuyển, soi chiếu, trung chuyển, xếp dỡ và giao nhận. Nếu đóng gói không đúng, hàng có thể bị hư hỏng hoặc bị từ chối vận chuyển.

Nguyên tắc đóng gói chung

• Sử dụng thùng carton chắc chắn.

• Chọn thùng vừa kích thước hàng hóa.

• Không để quá nhiều khoảng trống bên trong.

• Chèn vật liệu chống sốc nếu cần.

• Dán kín các mép thùng.

• Không để nhãn cũ, mã vận đơn cũ trên thùng.

• Với hàng dễ vỡ, cần bọc kỹ từng sản phẩm.

• Với tài liệu, nên dùng phong bì chuyên dụng hoặc bao bì chống ẩm.

Vì sao không nên đóng thùng quá lớn?

Cước gửi hàng quốc tế không chỉ tính theo cân nặng thực tế mà còn có thể tính theo trọng lượng quy đổi từ kích thước. Nếu hàng nhẹ nhưng thùng quá lớn, chi phí gửi có thể tăng đáng kể. Vì vậy, đóng gói gọn gàng là cách giúp tiết kiệm cước hiệu quả.

6. Cách tính cước gửi hàng quốc tế qua DHL Express

Cước gửi hàng quốc tế qua DHL Express thường được tính theo trọng lượng tính cước. Đây là mức cao hơn giữa trọng lượng thực tế và trọng lượng quy đổi theo thể tích.

Công thức tham khảo:

Trọng lượng quy đổi = Dài x Rộng x Cao / 5000

Trong đó, dài, rộng, cao được tính bằng centimet.

Ví dụ: Một kiện hàng có kích thước 50cm x 40cm x 30cm.

Trọng lượng quy đổi = 50 x 40 x 30 / 5000 = 12kg.

Nếu kiện hàng cân thực tế là 8kg nhưng trọng lượng quy đổi là 12kg, cước vận chuyển có thể được tính theo 12kg.

Các yếu tố ảnh hưởng đến giá gửi hàng gồm:

• Quốc gia nhận hàng.

• Thành phố hoặc khu vực giao hàng.

• Trọng lượng và kích thước.

• Loại hàng hóa.

• Dịch vụ lựa chọn.

• Phụ phí nhiên liệu.

• Phụ phí vùng sâu vùng xa nếu có.

• Phí xử lý hàng đặc biệt nếu phát sinh.

• Thuế, phí nhập khẩu tại nước đến nếu có.

Để nhận báo giá chính xác, khách hàng nên cung cấp đầy đủ thông tin về hàng hóa, trọng lượng, kích thước và địa chỉ nhận.

7. Nhận báo giá và thời gian vận chuyển dự kiến

Sau khi có đầy đủ thông tin lô hàng, nhân viên tư vấn sẽ kiểm tra tuyến gửi, trọng lượng tính cước và điều kiện vận chuyển để báo giá. Thời gian vận chuyển dự kiến phụ thuộc vào quốc gia nhận, khu vực giao hàng, thời điểm gửi, loại hàng và quá trình thông quan.

Các tuyến phổ biến thường được khách hàng gửi nhiều gồm:

• Gửi hàng đi Mỹ.

• Gửi hàng đi Úc.

• Gửi hàng đi Canada.

• Gửi hàng đi Đức.

• Gửi hàng đi Anh.

• Gửi hàng đi Pháp.

• Gửi hàng đi Nhật Bản.

• Gửi hàng đi Hàn Quốc.

• Gửi hàng đi Singapore.

• Gửi hàng đi Đài Loan.

• Gửi hàng đi Malaysia.

• Gửi hàng đi Thái Lan.

• Gửi hàng đi châu Âu.

Với các lô hàng cần giao gấp, khách hàng nên liên hệ tư vấn sớm để được kiểm tra lịch vận chuyển, thời gian dự kiến và điều kiện gửi phù hợp.

8. Tạo vận đơn DHL Express

Sau khi khách hàng đồng ý báo giá và hoàn tất thông tin, lô hàng sẽ được tạo vận đơn. Vận đơn là mã theo dõi quan trọng, giúp khách hàng kiểm tra hành trình đơn hàng từ lúc tiếp nhận đến khi giao thành công.

Thông tin trên vận đơn thường bao gồm:

• Người gửi.

• Người nhận.

• Địa chỉ nhận hàng.

• Quốc gia nhận.

• Số điện thoại người nhận.

• Mô tả hàng hóa.

• Trọng lượng.

• Số kiện.

• Mã vận đơn/tracking number.

Khách hàng nên kiểm tra kỹ thông tin trên vận đơn trước khi gửi, đặc biệt là địa chỉ, số điện thoại, mã bưu chính và tên người nhận.

9. Theo dõi hành trình đơn hàng

Sau khi hàng được tiếp nhận và có mã vận đơn, khách hàng có thể theo dõi hành trình đơn hàng. Việc theo dõi giúp người gửi biết hàng đã được xử lý ở đâu, đang trung chuyển, đã đến nước nhận, đang thông quan hay đã giao thành công.

Một số trạng thái thường gặp khi tracking hàng quốc tế:

• Đã tiếp nhận lô hàng.

• Đang xử lý tại điểm khai thác.

• Đã rời khỏi nước gửi.

• Đã đến nước nhận.

• Đang làm thủ tục hải quan.

• Đang phát giao.

• Giao hàng thành công.

• Cần bổ sung thông tin hoặc chứng từ.

Nếu trạng thái đơn hàng dừng lâu ở bước thông quan hoặc yêu cầu bổ sung thông tin, khách hàng nên liên hệ bộ phận hỗ trợ để được kiểm tra và xử lý kịp thời.

10. Lưu ý về thuế và hải quan tại nước nhận

Một trong những vấn đề khách hàng thường thắc mắc khi gửi hàng quốc tế là: “Người nhận có phải đóng thuế không?” Câu trả lời là có thể có, tùy từng quốc gia, loại hàng, giá trị khai báo và quy định nhập khẩu.

Thuế, phí có thể phát sinh gồm:

• Thuế nhập khẩu.

• VAT/GST tại nước nhận.

• Phí xử lý hải quan.

• Phí lưu kho nếu hàng chậm xử lý.

• Phí bổ sung chứng từ nếu có yêu cầu.

Người gửi nên trao đổi trước với người nhận về khả năng phát sinh thuế. Với hàng thương mại, cần chuẩn bị chứng từ rõ ràng. Với quà tặng hoặc hàng cá nhân, vẫn nên khai báo giá trị hợp lý để hạn chế rủi ro kiểm tra.

11. Những lỗi cần tránh khi gửi hàng DHL Express

Để gửi hàng quốc tế thuận lợi, khách hàng nên tránh các lỗi phổ biến sau:

• Ghi sai địa chỉ người nhận.

• Thiếu mã bưu chính.

• Số điện thoại người nhận không liên hệ được.

• Khai tên hàng quá chung chung.

• Không kiểm tra hàng cấm, hàng hạn chế.

• Đóng gói sơ sài.

• Dùng thùng quá lớn làm tăng cước quy đổi.

• Không chuẩn bị invoice cho hàng thương mại.

• Khai giá trị hàng không phù hợp.

• Gửi hàng đặc biệt như pin, chất lỏng, mỹ phẩm, thực phẩm nhưng chưa kiểm tra điều kiện.

• Không theo dõi vận đơn sau khi gửi.

Chỉ cần chuẩn bị kỹ ngay từ đầu, khách hàng có thể tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro và chủ động hơn trong quá trình gửi hàng đi nước ngoài.

12. Quy trình gửi hàng quốc tế qua DHL Express từ A-Z

Tóm tắt quy trình gửi hàng gồm các bước sau:

Bước 1: Xác định loại hàng cần gửi là tài liệu hay hàng hóa.
Bước 2: Kiểm tra hàng có được phép gửi đi quốc gia nhận hay không.
Bước 3: Chuẩn bị thông tin người gửi và người nhận.
Bước 4: Chuẩn bị giấy tờ, invoice hoặc chứng từ nếu cần.
Bước 5: Cân, đo kích thước và đóng gói hàng hóa đúng cách.
Bước 6: Liên hệ tư vấn để nhận báo giá DHL Express.
Bước 7: Tạo vận đơn và bàn giao hàng.
Bước 8: Theo dõi mã vận đơn trong quá trình vận chuyển.
Bước 9: Phối hợp xử lý nếu có yêu cầu bổ sung thông tin hải quan.
Bước 10: Xác nhận hàng được giao thành công cho người nhận.

13. Thông tin liên hệ DHL-VNPT Express Ltd

Khách hàng cần tư vấn cách gửi hàng quốc tế qua DHL Express từ A-Z, báo giá cước, kiểm tra hàng hóa, đóng gói hoặc hỗ trợ gửi hàng đi nước ngoài có thể liên hệ:

Tên doanh nghiệp: DHL-VNPT Express Ltd
Mã số thuế: 0304680974
Hotline: 1800-1530
Email CSKH: CSKH@Chuyenphat-DHL.com
Website: https://www.chuyenphat-dhl.com/

Văn phòng Hà Nội

Địa chỉ: Kiot 79 Chợ Thương Mại Trung Văn, Nam Từ Liêm, Hà Nội
Số điện thoại: 082.974.9777 - 094.319.9918 - 082.974.6777

Văn phòng TP. Hồ Chí Minh

Địa chỉ: 110/47/14 Đường số 30, Phường 6, Gò Vấp, TP HCM
Số điện thoại: 082.974.8777 - 094.319.9918 - 082.974.1777

Văn phòng Đà Nẵng

Địa chỉ: Số 41, Đường 3/2, Hải Châu, Đà Nẵng
Số điện thoại: 082.974.1777 - 082.974.2777 - 082.974.8777

14. Câu hỏi thường gặp

Gửi hàng quốc tế qua DHL Express cần chuẩn bị gì?

Người gửi cần chuẩn bị thông tin người gửi, người nhận, mô tả hàng hóa, trọng lượng, kích thước, giá trị khai báo, giấy tờ cần thiết và kiểm tra điều kiện vận chuyển của mặt hàng.

DHL Express có gửi tài liệu đi nước ngoài không?

Có. DHL Express thường được sử dụng để gửi hồ sơ du học, hồ sơ visa, hợp đồng, chứng từ công ty, giấy tờ cá nhân và các loại tài liệu quan trọng đi nước ngoài.

Gửi hàng hóa qua DHL Express có cần invoice không?

Với hàng hóa, đặc biệt là hàng thương mại hoặc hàng mẫu gửi cho đối tác, invoice có thể cần thiết để phục vụ khai báo và thông quan.

Gửi hàng DHL Express tính cước như thế nào?

Cước thường được tính theo trọng lượng tính cước, tức là mức cao hơn giữa trọng lượng thực tế và trọng lượng quy đổi theo kích thước kiện hàng.

DHL Express có hỗ trợ lấy hàng tận nơi không?

Tùy khu vực và điều kiện cụ thể, khách hàng có thể liên hệ hotline hoặc văn phòng gần nhất để được tư vấn hình thức gửi hàng phù hợp, bao gồm hỗ trợ nhận hàng nếu có.

Kết luận

Nắm rõ cách gửi hàng quốc tế qua DHL Express từ A-Z sẽ giúp khách hàng chủ động hơn trong việc chuẩn bị hàng hóa, giấy tờ, đóng gói, báo giá và theo dõi vận đơn. Dù bạn gửi tài liệu, hồ sơ, hàng mẫu, quà tặng hay hàng thương mại, việc chuẩn bị đúng ngay từ đầu luôn giúp quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và hạn chế phát sinh chi phí.

Nếu bạn chưa chắc hàng của mình có gửi được không, cần báo giá tuyến cụ thể hoặc muốn được hướng dẫn đóng gói, hãy liên hệ DHL-VNPT Express Ltd để được tư vấn chi tiết trước khi gửi hàng đi nước ngoài.