Commercial Invoice khi gửi hàng DHL là gì?

Commercial Invoice khi gửi hàng DHL là hóa đơn thương mại dùng trong quá trình gửi hàng quốc tế. Đây là chứng từ thể hiện thông tin về người gửi, người nhận, loại hàng hóa, số lượng, giá trị, đơn vị tiền tệ, xuất xứ, mục đích gửi và các thông tin phục vụ khai báo hải quan.

Khi gửi hàng đi nước ngoài qua DHL Express, nếu lô hàng là hàng hóa, không phải tài liệu thuần túy, Commercial Invoice thường là chứng từ rất quan trọng. Hải quan tại nước xuất khẩu và nước nhập khẩu có thể dựa vào invoice để kiểm tra lô hàng, xác định trị giá, phân loại hàng, xem hàng có thuộc nhóm cấm/hạn chế không và tính thuế hoặc phí nhập khẩu nếu có.

Nói dễ hiểu, Commercial Invoice giống như “bản khai chi tiết” cho lô hàng quốc tế. Nếu invoice rõ ràng, đầy đủ và khớp với hàng thực tế, quá trình gửi hàng DHL quốc tế sẽ thuận lợi hơn. Nếu invoice thiếu thông tin, khai tên hàng chung chung hoặc giá trị không hợp lý, lô hàng có thể bị chậm thông quan, yêu cầu bổ sung chứng từ hoặc phát sinh chi phí xử lý.

Nếu bạn đang cần gửi hàng quốc tế và chưa biết cách chuẩn bị invoice, có thể tham khảo dịch vụ DHL Express để được hỗ trợ kiểm tra hàng hóa, tư vấn thông tin khai báo và hướng dẫn chuẩn bị chứng từ phù hợp.

Vì sao Commercial Invoice quan trọng khi gửi hàng DHL?

Hỗ trợ khai báo hải quan

Hàng hóa khi đi qua biên giới quốc gia thường cần được khai báo với hải quan. Commercial Invoice giúp hải quan biết lô hàng là gì, ai gửi, ai nhận, giá trị bao nhiêu, số lượng thế nào và mục đích gửi là gì.

Nếu thông tin invoice không rõ ràng, hải quan có thể yêu cầu làm rõ, bổ sung giấy tờ hoặc kiểm tra thực tế lô hàng.

Giúp xác định thuế và phí nhập khẩu

Giá trị khai báo, loại hàng, quốc gia xuất xứ, mục đích gửi và mã HS nếu có thể ảnh hưởng đến thuế nhập khẩu, VAT/GST, phí xử lý hoặc các khoản phí khác tại nước nhận. Không phải lô hàng nào cũng phát sinh thuế, nhưng người gửi và người nhận nên chuẩn bị trước khả năng này.

Giúp phân biệt hàng mẫu, quà tặng và hàng thương mại

Commercial Invoice giúp thể hiện mục đích gửi hàng. Một lô hàng có thể là hàng mẫu gửi đối tác, hàng bán thương mại, quà tặng cho người thân, hàng cá nhân hoặc hàng gửi để sửa chữa/bảo hành. Mục đích gửi cần rõ ràng để hỗ trợ quá trình kiểm tra hải quan.

Hạn chế rủi ro chậm giao

Một trong những nguyên nhân khiến hàng quốc tế bị chậm là thông tin khai báo không đầy đủ. Invoice rõ ràng giúp lô hàng được xử lý nhanh hơn, hạn chế việc phải bổ sung chứng từ sau khi hàng đã đến hải quan nước nhận.

Khi nào gửi DHL cần Commercial Invoice?

Thông thường, Commercial Invoice cần thiết khi gửi các loại hàng hóa đi quốc tế, ví dụ:

• Hàng mẫu gửi cho đối tác.

• Hàng thương mại bán cho khách hàng nước ngoài.

• Hàng quà tặng có giá trị.

• Hàng cá nhân không phải tài liệu.

• Mỹ phẩm, thực phẩm, hàng tiêu dùng.

• Quần áo, giày dép, túi xách, phụ kiện.

• Linh kiện, thiết bị, phụ tùng.

• Hàng điện tử, hàng có pin.

• Sản phẩm handmade.

• Catalogue, mẫu sản phẩm, bộ sample.

• Hàng gửi cho công ty, đại lý, nhà phân phối.

• Hàng gửi bảo hành, sửa chữa hoặc hoàn trả.

Với tài liệu thuần túy như hợp đồng, hồ sơ du học, giấy tờ visa, chứng từ công ty hoặc tài liệu pháp lý, một số trường hợp có thể không cần Commercial Invoice như hàng hóa. Tuy nhiên, người gửi vẫn cần mô tả rõ loại tài liệu, người nhận và mục đích gửi.

Commercial Invoice gồm những thông tin nào?

Thông tin người gửi

Invoice cần có thông tin người gửi, bao gồm:

• Họ tên hoặc tên công ty.

• Địa chỉ đầy đủ.

• Số điện thoại.

• Email nếu có.

• Mã số thuế nếu gửi theo doanh nghiệp.

• Quốc gia gửi hàng.

Nếu người gửi là doanh nghiệp, thông tin trên invoice nên thống nhất với hồ sơ, vận đơn và chứng từ liên quan.

Thông tin người nhận

Thông tin người nhận cần rõ ràng để phục vụ khai báo và giao hàng:

• Họ tên người nhận.

• Tên công ty nếu giao đến doanh nghiệp.

• Địa chỉ nhận hàng đầy đủ.

• Số điện thoại tại nước nhận.

• Email nếu có.

• Thành phố, bang/tỉnh/khu vực.

• Mã bưu chính/postal code/zip code.

• Quốc gia nhận hàng.

Nếu giao đến văn phòng, kho hàng, trường học hoặc tòa nhà, nên ghi rõ phòng ban, tầng, số phòng, tên người phụ trách và thông tin liên hệ.

Mô tả hàng hóa

Đây là phần rất quan trọng. Mô tả hàng hóa cần cụ thể, rõ ràng và bằng tiếng Anh nếu có thể. Không nên ghi chung chung như “gift”, “sample”, “goods”, “personal items”, “accessories”, “cosmetics” hoặc “food”.

Ví dụ nên ghi:

• Cotton T-shirt.

• Women leather wallet.

• Plastic product sample.

• Roasted coffee powder.

• Face cream.

• Printed catalogue.

• Bluetooth headset with lithium battery installed.

• Ceramic cup.

• Fabric sample for evaluation.

• Phone case.

Nếu lô hàng có nhiều mặt hàng khác nhau, nên liệt kê từng dòng riêng để hải quan dễ kiểm tra.

Số lượng từng mặt hàng

Invoice cần ghi rõ số lượng từng sản phẩm. Ví dụ: 10 chiếc áo, 5 hộp kem dưỡng, 3 catalogue, 2 bộ mẫu vải, 1 laptop. Số lượng trên invoice cần khớp với hàng thực tế trong kiện.

Đơn giá và tổng giá trị

Mỗi mặt hàng nên có đơn giá và tổng giá trị tương ứng. Dù là hàng mẫu hoặc quà tặng, vẫn nên có giá trị khai báo hợp lý. Không nên ghi giá trị bằng 0 hoặc quá thấp so với thực tế.

Ví dụ:

• 5 cotton T-shirts x 5 USD = 25 USD.

• 2 fabric sample books x 10 USD = 20 USD.

• 3 face cream jars x 8 USD = 24 USD.

Đơn vị tiền tệ

Invoice cần thể hiện đơn vị tiền tệ, ví dụ USD, EUR, GBP, JPY hoặc VND. Khi gửi hàng quốc tế, USD thường được sử dụng phổ biến để khai báo, nhưng có thể dùng đơn vị tiền tệ phù hợp theo chứng từ thực tế.

Xuất xứ hàng hóa

Xuất xứ là nơi hàng hóa được sản xuất. Ví dụ:

• Made in Vietnam.

• Made in China.

• Made in Korea.

• Made in Japan.

Với hàng thương mại, thông tin xuất xứ có thể ảnh hưởng đến thuế, chính sách nhập khẩu hoặc kiểm tra hải quan tại nước nhận.

Trọng lượng và số kiện

Invoice có thể cần thể hiện trọng lượng, số kiện hoặc thông tin đóng gói. Nếu lô hàng có nhiều kiện, nên ghi rõ số kiện và mô tả hàng trong từng kiện nếu cần.

Mục đích gửi hàng

Mục đích gửi hàng nên được ghi rõ, ví dụ:

• Gift.

• Personal use.

• Commercial sale.

• Product sample.

• Sample for evaluation.

• Not for resale.

• Repair and return.

• Return goods.

• Exhibition sample.

Mục đích gửi giúp hải quan hiểu bản chất của lô hàng, nhưng không thay thế cho mô tả hàng hóa chi tiết. Ví dụ, không nên chỉ ghi “sample”, mà nên ghi “fabric sample for evaluation”.

Mã HS nếu có

Mã HS là mã phân loại hàng hóa dùng trong xuất nhập khẩu. Với hàng thương mại, hàng mẫu hoặc hàng cần khai báo chi tiết, mã HS có thể giúp hải quan phân loại đúng hàng hóa và xác định thuế/phí nếu có.

Nếu chưa biết mã HS, người gửi nên cung cấp mô tả hàng thật rõ để được tư vấn. Không nên tự chọn mã HS khi không chắc chắn.

Chữ ký hoặc xác nhận

Một số invoice cần chữ ký, họ tên người lập, ngày lập invoice hoặc dấu công ty nếu là doanh nghiệp. Việc ký xác nhận giúp thể hiện người gửi chịu trách nhiệm về thông tin khai báo trên chứng từ.

Commercial Invoice khác Proforma Invoice như thế nào?

Nhiều khách hàng thường nhầm Commercial Invoice và Proforma Invoice. Hai loại chứng từ này có thể giống nhau về bố cục, nhưng mục đích sử dụng có thể khác nhau.

Commercial Invoice thường dùng cho giao dịch thương mại, hàng bán, hàng có giá trị giao dịch thực tế hoặc lô hàng cần thể hiện thông tin mua bán rõ ràng.

Proforma Invoice thường dùng trong một số trường hợp không phải giao dịch bán hàng chính thức, ví dụ hàng mẫu, quà tặng, hàng gửi thử, hàng chưa thanh toán hoặc hàng gửi để đánh giá. Tuy nhiên, trong vận chuyển quốc tế, cả hai đều có thể đóng vai trò cung cấp thông tin cho hải quan tùy từng trường hợp.

Khách hàng không nên tự chọn loại invoice khi chưa rõ. Cách an toàn là cung cấp thông tin hàng hóa, mục đích gửi và quốc gia nhận để được tư vấn nên dùng loại chứng từ nào.

Cách ghi mô tả hàng hóa trên Commercial Invoice

Mô tả hàng hóa cần trả lời được các câu hỏi: hàng là gì, làm bằng chất liệu gì, dùng để làm gì, số lượng bao nhiêu, mới hay đã qua sử dụng, có thuộc nhóm nhạy cảm không.

Ví dụ mô tả chưa tốt

• Gift.

• Sample.

• Personal items.

• Accessories.

• Cosmetics.

• Food.

• Electronic device.

• Clothes.

Những cách ghi này quá chung chung, có thể khiến hải quan không xác định được hàng hóa.

Ví dụ mô tả tốt hơn

• Men cotton T-shirt, new, for personal use.

• Plastic product sample, not for resale.

• Roasted coffee powder, packaged, for gift.

• Face cream, 50ml jar, skincare product.

• Bluetooth headset with lithium battery installed.

• Printed product catalogue.

• Fabric sample book for evaluation.

• Ceramic mug, handmade, gift.

Mô tả càng cụ thể, invoice càng dễ được kiểm tra và xử lý.

Cách khai giá trị hàng hóa trên Commercial Invoice

Giá trị hàng hóa cần hợp lý và phản ánh đúng bản chất lô hàng. Với hàng thương mại, nên khai theo hóa đơn bán hàng. Với hàng mẫu, nên khai giá trị mẫu hợp lý. Với quà tặng, vẫn cần có giá trị ước tính.

Không nên khai giá trị bằng 0 vì hải quan thường cần trị giá để xác định thuế/phí, thống kê và kiểm tra hàng hóa. Cũng không nên khai giá trị quá thấp so với thực tế vì có thể bị nghi ngờ, yêu cầu chứng minh hoặc điều chỉnh.

Ví dụ:

• Hàng bán: khai theo giá bán thực tế.

• Hàng mẫu: khai theo giá trị sản xuất hoặc giá trị ước tính.

• Quà tặng: khai theo giá trị thị trường hợp lý.

• Hàng đã qua sử dụng: khai theo giá trị còn lại phù hợp.

Người gửi nên trao đổi trước với người nhận về khả năng phát sinh thuế nhập khẩu, VAT/GST hoặc phí xử lý tại nước đến.

Những mặt hàng cần invoice rõ ràng khi gửi DHL

Hàng mẫu

Hàng mẫu cần ghi rõ loại mẫu, chất liệu, số lượng, giá trị và mục đích gửi. Ví dụ: “Fabric sample for evaluation, not for resale” hoặc “Plastic product sample for business review”.

Hàng thương mại

Hàng bán cho khách hàng nước ngoài cần invoice rõ ràng về tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng nếu có và thông tin người mua/người bán.

Mỹ phẩm

Mỹ phẩm cần mô tả rõ tên sản phẩm, dạng sản phẩm, dung tích, số lượng và giá trị. Với nước hoa, sản phẩm chứa cồn, aerosol, sơn móng tay hoặc chất lỏng, cần kiểm tra điều kiện gửi trước.

Thực phẩm

Thực phẩm cần mô tả rõ tên hàng, thành phần, nhãn mác, hạn sử dụng và mục đích gửi. Hàng homemade, hàng có nguồn gốc động vật, thực phẩm tươi sống hoặc hàng cần bảo quản lạnh cần kiểm tra kỹ.

Hàng điện tử, hàng có pin

Hàng điện tử cần ghi rõ tên thiết bị, model nếu có, số lượng, giá trị và tình trạng pin. Nếu có pin lithium, cần khai rõ pin lắp trong thiết bị hay pin rời.

Hàng thương hiệu

Hàng thương hiệu cần có thông tin rõ ràng và chứng từ nguồn gốc nếu cần. Hàng giả, hàng nhái hoặc hàng vi phạm sở hữu trí tuệ có thể bị từ chối hoặc xử lý theo quy định.

Những lỗi thường gặp khi làm Commercial Invoice

Một số lỗi khách hàng thường gặp gồm:

• Không chuẩn bị invoice cho hàng hóa.

• Ghi tên hàng quá chung chung.

• Không ghi số lượng từng mặt hàng.

• Khai giá trị bằng 0.

• Khai giá trị quá thấp so với thực tế.

• Không ghi đơn vị tiền tệ.

• Thiếu thông tin người nhận.

• Thiếu mã bưu chính.

• Mục đích gửi không rõ ràng.

• Không ghi xuất xứ hàng hóa.

• Invoice không khớp với hàng thực tế.

• Không khai báo hàng có pin, chất lỏng, mỹ phẩm, thực phẩm.

• Không chuẩn bị chứng từ bổ sung khi hàng thuộc nhóm hạn chế.

• Không ký tên hoặc xác nhận invoice khi cần.

Những lỗi này có thể khiến lô hàng bị chậm thông quan, yêu cầu bổ sung thông tin hoặc phát sinh chi phí xử lý.

Quy trình chuẩn bị Commercial Invoice khi gửi DHL

Bước 1: Xác định hàng gửi là gì

Trước tiên, cần xác định hàng gửi là tài liệu hay hàng hóa. Nếu là hàng hóa, cần chuẩn bị thông tin chi tiết về từng loại hàng.

Bước 2: Kiểm tra hàng có thuộc nhóm hạn chế không

Các nhóm như mỹ phẩm, thực phẩm, thuốc, thực phẩm chức năng, hàng có pin, chất lỏng, hàng điện tử, hàng thương hiệu hoặc hàng giá trị cao cần kiểm tra điều kiện gửi trước khi lập invoice.

Bước 3: Chuẩn bị thông tin người gửi, người nhận

Thông tin cần đầy đủ, đúng địa chỉ, đúng số điện thoại và đúng mã bưu chính của nước nhận.

Bước 4: Liệt kê hàng hóa chi tiết

Mỗi loại hàng nên được ghi thành một dòng riêng với mô tả, số lượng, đơn giá, tổng giá trị và xuất xứ nếu có.

Bước 5: Kiểm tra giá trị khai báo

Giá trị cần hợp lý, không nên ghi quá thấp hoặc bằng 0. Với hàng thương mại, nên khớp với hóa đơn bán hàng. Với hàng mẫu, quà tặng hoặc hàng cá nhân, nên khai giá trị ước tính phù hợp.

Bước 6: In, ký và đính kèm chứng từ nếu cần

Invoice cần được in, ký hoặc xác nhận nếu được yêu cầu. Với một số lô hàng, cần đính kèm packing list, MSDS, bảng thành phần, giấy phép hoặc chứng từ bổ sung khác.

Bước 7: Theo dõi vận đơn sau khi gửi

Sau khi gửi hàng, khách hàng nên theo dõi mã vận đơn. Nếu hải quan yêu cầu bổ sung thông tin, cần phản hồi kịp thời để tránh chậm thông quan.

Mẫu nội dung Commercial Invoice cơ bản

Dưới đây là các trường thông tin thường có trong một Commercial Invoice cơ bản:

Shipper/Sender: Tên người gửi hoặc công ty gửi
Address: Địa chỉ người gửi
Phone/Email: Số điện thoại, email
Receiver/Consignee: Tên người nhận hoặc công ty nhận
Receiver Address: Địa chỉ nhận hàng đầy đủ
Receiver Phone/Email: Số điện thoại, email người nhận
Invoice Date: Ngày lập invoice
Invoice Number: Số invoice nếu có
Country of Export: Quốc gia xuất khẩu
Country of Destination: Quốc gia nhận hàng
Reason for Export: Mục đích gửi hàng
Description of Goods: Mô tả hàng hóa
Quantity: Số lượng
Unit Value: Đơn giá
Total Value: Tổng giá trị
Currency: Đơn vị tiền tệ
Country of Origin: Xuất xứ hàng hóa
HS Code: Mã HS nếu có
Total Gross Weight: Tổng trọng lượng
Number of Packages: Số kiện
Signature: Chữ ký người gửi

Khách hàng có thể dùng mẫu này để chuẩn bị thông tin ban đầu, sau đó điều chỉnh theo từng loại hàng và yêu cầu thực tế.

Thông tin liên hệ DHL-VNPT Express Ltd

Khách hàng cần tư vấn Commercial Invoice khi gửi hàng DHL là gì, hỗ trợ chuẩn bị invoice, kiểm tra hàng cấm/hạn chế, báo giá cước, đóng gói hoặc gửi hàng quốc tế có thể liên hệ:

Tên doanh nghiệp: DHL-VNPT Express Ltd
Mã số thuế: 0304680974
Hotline: 1800-1530
Email CSKH: CSKH@Chuyenphat-DHL.com
Website: https://www.chuyenphat-dhl.com/

Văn phòng Hà Nội

Địa chỉ: Kiot 79 Chợ Thương Mại Trung Văn, Nam Từ Liêm, Hà Nội
Số điện thoại: 082.974.9777 - 094.319.9918 - 082.974.6777

Văn phòng TP. Hồ Chí Minh

Địa chỉ: 110/47/14 Đường số 30, Phường 6, Gò Vấp, TP HCM
Số điện thoại: 082.974.8777 - 094.319.9918 - 082.974.1777

Văn phòng Đà Nẵng

Địa chỉ: Số 41, Đường 3/2, Hải Châu, Đà Nẵng
Số điện thoại: 082.974.1777 - 082.974.2777 - 082.974.8777

Câu hỏi thường gặp về Commercial Invoice khi gửi DHL

Commercial Invoice khi gửi hàng DHL là gì?

Commercial Invoice là hóa đơn thương mại dùng để khai báo thông tin hàng hóa khi gửi quốc tế. Chứng từ này giúp hải quan kiểm tra lô hàng, xác định giá trị, phân loại hàng và tính thuế/phí nếu có.

Gửi hàng DHL có bắt buộc cần Commercial Invoice không?

Nếu gửi hàng hóa đi quốc tế, Commercial Invoice thường là chứng từ cần thiết. Với tài liệu thuần túy, một số trường hợp có thể không cần invoice như hàng hóa, nhưng vẫn cần mô tả rõ loại tài liệu.

Hàng mẫu có cần Commercial Invoice không?

Có. Hàng mẫu vẫn nên có invoice hoặc chứng từ khai báo tương đương, ghi rõ tên hàng, số lượng, giá trị và mục đích gửi như “Sample for evaluation” hoặc “Product sample, not for resale”.

Quà tặng cá nhân có cần invoice không?

Quà tặng cá nhân vẫn cần khai báo thông tin hàng hóa và giá trị hợp lý. Tùy tuyến và loại hàng, có thể cần invoice để phục vụ thông quan.

Có nên khai giá trị hàng bằng 0 trên Commercial Invoice không?

Không nên. Dù là hàng mẫu hoặc quà tặng, lô hàng vẫn cần có giá trị khai báo hợp lý để hải quan xử lý.

Kết luận

Commercial Invoice khi gửi hàng DHL là chứng từ rất quan trọng trong vận chuyển quốc tế. Invoice giúp hải quan hiểu rõ lô hàng, xác định giá trị, kiểm tra hàng cấm/hạn chế và xử lý thuế/phí nếu có. Để hạn chế rủi ro chậm thông quan, người gửi nên mô tả hàng hóa cụ thể, khai giá trị hợp lý, ghi đầy đủ thông tin người gửi/người nhận và chuẩn bị chứng từ bổ sung khi cần.

Nếu bạn cần gửi hàng đi Mỹ, Úc, Canada, châu Âu, Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore hoặc các quốc gia khác nhưng chưa biết cách làm Commercial Invoice, hãy liên hệ DHL-VNPT Express Ltd để được tư vấn chi tiết trước khi gửi.